室藏档案
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一、室藏档案概况

目前,我校现有库存档案(馆藏起止年代为1983——2016年)共37447 22227 ,设有党群、行政、教学、科研、产品、基建、出版、外事、财会、设备、声像、人物、实物、专题、已故人员档案等15大类,各类档案保管期限是按照国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》制定的,其中列为永久保管的有13159卷又9259件;长期保管的有8983卷又8465件,短期保管的有153054503,排架长度882.8米。

二、室藏档案整理情况

  

学校各单位实行部门立卷归档制度,已逐步实现“三纳入”“四同步”工作范围,各单位的文件材料形成部门、特别是教学、科研、基建、设备档案等项目(课题)立卷归档制度不断完善,任务落实到人,归档率达98%以上。目前除人事档案、学生档案外,其余全部档案均集中保存学校综合档案室。馆藏的档案材料全面反映了我校建校以来贯彻落实党的教育方针政策,在教学、科研、学校建设、党政管理等各方面的建设发展与教育教学改革的历史真实面貌。

  

综合档案室根据国家档案管理法律法规,结合学校的实际情况,制定了《广东财经大学档案管理办法》等规章制度,把产生于同一活动领域、记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体分别设类。其具体划定为:党群、行政、教学、科学研究、基本建设、出版、外事、财会、设备、声像、实物等11个大类,2007年增加“专题档案”一类,共为12大类档案,2016年增加人物、已故人员档案类别。

档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成,用连接号“—”连接各组代号,即年度号—分类号—案卷号。党群、行政、教学、外事、财会、出版等门类档案按年度—问题组卷;科研、基建、设备等门类档案以课题(项目)组卷;声像、实物按年度-种类-问题组卷;上级文件按年度-组织机构组卷。案卷装具统一使用档案局监制的案卷盒和封皮包装,并加盖档号章,做到装具统一、整齐、美观易查,案卷内的文件,按照广东省档案局《单份文件归档整理工作的流程、控制措施与质量标准》,每份文件单独装订,张贴档号。案卷排架按年度——类别——保管期限(永久——长期——短期);由上至下,从左到右依次排列。从而提高了档案的查准率和工作效率。

三、各门类档案介绍

1.党群类档案

主要内容包括学校党委、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委、学生会等部门在工作和活动中形成的工作计划、规划、方案、汇报、总结、请示、批复、通知、统计报表、规章制度、会议纪要及重要会议文字材料,以及上级机关与学校关于党务管理的文件材料。2014年开始增加了省级以上学生获奖证书复印件,自1984至2009年,共有案卷964卷,其中永久527卷、长期373卷、短期64卷;自2010至2015年,共有文件2401件,其中永久981件,长期1410件。

2.行政类档案

主要内容包括学校行政管理、人事、监察、保卫、总务、档案、图书、文博等工作活动中形成的年度工作计划、总结、规划、方案、汇报、请示、批复、通知、各类统计报表、规章制度、重要会议文件材料、组织沿革、大事记;本校各部门的请示及学院批复;上级机关与学校关于行政管理的文件材料。自1983至2009年,共有案卷2304卷,其中永久1009卷、长期1088卷、短期207卷;自2010至2015年,共有文件9367件,其中永久1719件,长期5689件,短期1959件。

3.教学类档案

主要内容包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的教学管理、学科与实验室建设、招生计划、总结、新生录取名册、学籍管理、学生成绩表、学籍变更、奖惩材料、课堂教学与教学实践、教学计划、方案、教学大纲、校历、教学实习、社会实践计划、考试试题、总结、学位工作、毕业生分配方案、派遣通知书以及自编、主编教材,上级机关与学校关于教学管理的决定、通知、条例、请示、批复等文件材料。自1983至2015年,共有案卷11033卷,其中永久9382卷,长期1586卷,短期65卷。

4.科研类档案

主要内容包括学校在科研管理和科研实践活动过程中形成的综合性管理材料、科研项目(课题)研究准备阶段和研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段等全过程的文件、原始记录,上级机关与学校关于科研工作的条例、规定、决定、通知、管理办法、请示、批复、工作计划、总结、调查报告、各类报表等材料。自1984至2015年,共有案卷2549卷,其中永久51卷,长期2493卷,短期5卷。

5.基建类档案

主要内容包括基建工作综合管理、各工程项目的准备阶段文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、修缮工程文件、房产房改所形成的不同载体、形式的文件材料,上级机关与学校关于基建工作管理的条例、办法、请示、批复、通知、总体规划,计划、总结、各类统计报表等材料。自1983至2015年,共有案卷1808卷,其中永久965卷,长期823卷,短期20卷。

6.出版类档案

主要内容包括学校在编辑出版学报、校刊等出版物过程中形成的综合性管理文件,出版物的编审编辑出版合同、请示、批复、样书、审稿意见原稿,以及各阶段形成的不同载体、形式的文件材料,上级机关与学校关于编辑出版工作的管理规定、计划、总结、重要会议记录、规章制度、请示、批复等材料。自1986至2015年,共有案卷336卷,其中永久119卷,长期217卷。

7.外事类档案

主要内容包括涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作以及海外友人捐资建设的有关文件材料,上级机关与学校关于外事工作的规定、指示、工作计划、总结、规章制度、统计报表、请示、批复、外事来往公函等材料。自1983至2009年,共有案卷294卷,其中永久39卷,长期245卷,短期10卷;自2010至2015年,共有文件1258件,全部为长期保存。

8.财会类档案

主要内容包括财务工作综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等方面材料,上级机关与学校关于财会工作规定、办法、条例、工作计划、总结、请示、批复、移交、销毁清册等材料。自1983至2015年,共有案卷16503卷,其中永久534卷,长期1532卷、短期14437卷。

9.设备类档案

主要内容包括仪器设备综合管理、仪器设备项目的依据性材料,如开箱验收、安装调试、运行维修、随机抽样过程中形成的材料等,特别是(价值10万元以上的)重点仪器项目在各个环节形成的不同载体文件材料,包括全套随机图样、招投标文件、购置计划、总结、移交、报废清册、统计报表、请示、批复材料等。自1993至2015年共有案卷546卷,其中永久31卷,长期515卷。

10.声像类档案

主要内容包括学校各项工作活动中直接形成的以音响画面形象方式记录的具有保存价值的照片、录音、录像材料的原件及其相配套的文字材料。自1985至2015年,室藏声像档案共有录音带、录像带、光盘448件,其中永久342件,长期106件;照片档案6096件,均为永久保存。考虑到声像载体保管条件的特殊性,综合档案室主要存放照片档案和部分录音带、录像带,其它有特殊保管要求的声像档案存放在教育技术中心下设的档案分室保管。

11.实物类档案

主要内容包括上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹;学校团体和师生员工在校内外获得的奖杯、奖状、奖章、奖品及荣誉证书,境内、外友好单位赠送的锦旗、赠匾、礼品、纪念品以及学校各历史时期的证件和徽章样品等材料。自1983至2015年,共有实物类档案123件,其中永久121件,长期2件。考虑到使用部门的利用方便和目前库房较为紧张的现状,实物类档案中的奖杯、奖品等主要存放在各个使用部门,同时把目录存放在综合档案室。

12.专题档案

由于近年来学校各类评估、考核归档文件材料较多,且文件内容综合性强、文件材料间联系性强,很难划分类别,鉴于此,在2007年的归档文件中,增设专题档案一类,把2007年本科教学工作水平评估过程中形成的文件材料划入此类。以后凡在校级评估、考核工作形成的、且涉及全校范围的具有保存价值的归档材料,均归入此类。目前,共有专题类档案195卷,其中永久83卷,长期111卷,短期1卷。

13. 上级文件由保密室连同收文本一起移交归档,已整理1984年—2009年的上级文件,共有案卷496卷,全部为短期保管另从2010-2015年开始以件统计,共有3030件。

(数据统计截止时间:2016年10月10日)