查阅利用
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在做好档案整理保管工作的基础上,综合档案室积极开展档案利用工作,提升服务能力,发挥档案资源服务学校、服务师生员工、服务社会的作用。

1988年至2016年以来,综合档案室共接待查阅借阅档案资料15730人次,查阅利用档案29035卷次、25639件次,查阅利用资料2656卷(册)次、2282件次,复制档案资料91947页。历年查阅利用情况如下图所示:

  

广东财经大学综合档案资料查阅利用统计情况(1988—2016

围绕学校的中心工作和重点工作,综合档案室积极提供档案查阅利用服务,根据利用需求,快捷、系统地提供有实用价值的档案资料,在学校发展建设、教育教学、维护学校合法权益和服务师生等方面发挥了重要作用。典型利用案例如下:

  

11987年我校与建设银行广东省分行签订协议,为其代办银行学校中专班,培养投资专业本科学历的专门人才。由我校保存的协议书,作为最真实的原始物证,为促进协议的顺利实施,保证两单位之间的协作关系的正常发展,做出了重要贡献。

21993-1994年,在我校办理房屋产权登记的过程中,综合档案室先后提供了有关证明文件40余卷(册),图纸20余件,使我校顺利为十幢大楼办理了市国土局颁发的房地产权证,为教工宿舍等十三幢房办理了地产权属证明书,进一步确认了我校房产的法律地位,保护了我校的正当权益。

31995-1996年期间,为迎接国家教委对我校的教学评价工作,档案室为各系部和机关职能部门提供了大量的档案资料,仅1996年一年,就接待利用150人次,提供档案资料308卷、文件667件,为我校的教学评价工作顺利通过发挥了重要作用。

42001-2003年期间,为落实教育部关于做好高等教育学历证书管理工作的精神,综合档案室积极配合学校有关的职能部门尽快完成学历证书电子注册的工作,为教务处、成教学院提供利用教学档案共165卷,为科学规范管理教学档案起到积极作用。

52003年期间,为配合学校举办二十周年校庆活动,综合档案室提供查(借)阅大事记、学校建设发展、教育体制改革、各年度基础统计报表及历年毕业生情况等相关档案资料共250多件,接待利用59人次,协助校庆办公室顺利完成《情牵广商》等校庆纪念宣传资料的编写工作。

6200412月,综合档案室为人事处工作人员提供会计凭证、经费支出明细账、经费户凭证、记账凭证等财会档案资料共46卷,为55位临时工解决了社会保险这项关系到老有所养的重要福利政策问题,保障了我校临时工的合法权益和应有的福利待遇,充分体现了财会档案重要的凭证作用、经济价值和社会价值。

72000-2004年,学校市场营销、法学、会计学、信息管理与信息系统、金融学等专业申报名牌专业,综合档案室为此提供利用档案资料60多卷(册),支持了申报工作顺利进行,申报专业顺利被评为省级名牌专业。

82006年,学校经济与管理实验教学中心申报国家级实验教学示范中心,综合档案室在不到两个月的时间里就为实验室提供了包括实验教学制度建设、实验教学项目立项与结项、实验室老师获奖情况、实验室经费和设备管理与使用、实验室安全防护以及学校对实验教学工作发展的决定等100多个案卷的档案材料,为学校成功申报经济管理类国家级实验教学示范中心提供了具有重要价值的原始凭证依据材料。

9.综合档案室为基建报建、报表统计、工程结算、楼房修缮、装修等工作的开展提供重要的档案依据材料。2004年提供北校园征地工程相关资料14卷、文件18份,为早日完成征地工作、扩大我校校园面积、改善办学条件发挥了积极作用。

10.为杨儒光信访问题提供相关依据。由于杨儒光信访问题时间已久且问题复杂,学校领导高度重视,为妥善处理此事,学校成立专门工作小组,为配合做好这项工作,综合档案室于20131213日,接待财务处和人事处查阅工资报表、现金日记账凭证、党群、行政等与杨儒光相关档案共59卷,复印27页。2016523日,接待人事处查阅工资报表、离退休人员工资发放凭证等与杨儒光相关档案共25卷,复印97页,为妥善处理群众信访问题提供依据。

11.为流通所申报市基地项目提供科研材料。2013930日,综合档案室接待流通所共查阅科研档案13卷,36件,共复印114页。

12.为校史编撰提供大量材料。2013年恰逢我校建校30周年,为迎接校庆,学校组织开展了校史编撰工作。20139月至20143月,为配合校史编撰工作,综合档案室共接待查阅19人次,查阅资料83卷次,为校史编撰提供教代会、组织沿革、教学工作评价报告、广东省重点学科和实验室相关资料、各年度教职工名册、机构设置与人员任免文件等大量原始材料以及档案室编研材料,为校史编撰工作做出了积极的贡献。

13.为学校举办校庆展提供电子材料。为我校顺利开展30周年的校庆,综合档案室积极配合学校各部门提供校庆展、教学工作照片和学校重要人物照片、党代会照片、上级领导视察等原始材料。

14.为学校建立官方微博、微信平台提供电子材料。20149月,综合档案室配合有关部门工作,提供往年开学典礼、毕业典礼、代表性会议、多种社团赛事等电子文件。共查阅档案48卷次、48件次,并提供电子类照片档案材料,为学校在网上官方微博、微信平台展示本校学术氛围、学生风采和活力积极提供服务。

15.为学校申办房产证、办理施工许可、规划验收手续提供材料。20136月至20149月,综合档案室积极为基建处、资产处等职能部门办理学校房产证、办理基建项目施工许可、规划验收手续、旧房翻新改造等工作提供服务,共接待32人次,借阅档案38卷次、76件次。

16.为申报我校国有资产产权登记证提供材料。20141011日,接待财务与国有资产管理处查询财会档案共计19卷,为按规定完成产权登记工作提供有力保障。

17.为财务查帐提供大量材料。2014122日至2015326日,接待财务处查阅财会档案共计89卷,复印182页,为财务查帐提供大量原始凭证,同时综合档案室的档案服务工作也得到财务处的肯定。

18.为电子商务实验室迎评提供材料。根据广东省科学技术厅下达的《广东省科学技术厅关于开展省重点实验室建设情况考评工作的通知》要求,我校开始对电子总务实验室申报评审。2015116日,综合档案室接待经管实验室查阅科研档案712件次,为科技厅专家组赴我校对广东省电子商务市场应用技术重点实验室现场考察考评工作提供有力材料。

19.为经济责任审计提供大量材料。自2015317日到20151231日,为配合广东省审计厅财大经济责任审计组做好审计工作,共接待业务部门借阅2009-2014年校长办公会议纪要及记录、党委会记录及纪要、合同等共计96卷;基建档案共计127卷、774件;科研档案共计16卷、36件;财会档案共计:229卷、95件,复印460页。在审计活动中,我们及时、全面、高效为其提供相应档案,充分发挥档案的凭证和佐证作用。

20.为全国干部人事档案专项审查提供资料。十八大以来,全面从严治党不断推向深入,干部人事档案审核是一项基础性工作。为配合做好这项工作,综合档案室积极接待单位和个人提供查阅服务。单2015923日就接待我校人事部门查阅175人次相关档案,复印130页,确保干部人事档案真实、准确、完整、规范。

21.为金融学院人才培养实验班集体出国提供高考录取名册。根据广东财经大学和西澳大学签订的相关协议,2015617日,金融学院要为2014级金融学(人才培养实验班)全体105位学生申请西澳大学的入学资格,需提供学生的高考录取名册。综合档案室接到查询函后,在最短时间内为其提供咨询和查阅服务,共查阅学籍档案共105件,复印105页。在后续的跟进工作中,综合档案室积极和公证处联系,解释本室出具材料的工作流程,受到老师和同学的好评。

22.为员工补缴社保提供凭证材料。原广东商学院总务处交通科临时工郭有东补缴社保提供工资凭证(1993.8-1998.9)。从201643日至415日,手工翻阅6年相关的凭证,工作量大、耗时长,共检索出凭证43卷,复印86页,为其补缴社保提供相关材料,此项工作得到郭有东家人的高度赞扬。

23.为校园建设处提供基建档案。根据省教育厅《关于报送省属公办学校基本建设项目立项及实施情况的通知》要求,需提供2005年至今学校部分建设项目的规划许可证、施工许可证、中标通知书、结算审核定案等资料。201654日,综合档案室接待校园建设处查阅三水学生宿舍13#-21#、第二教学楼、学生第三食堂以及校本部17-19栋、培训楼改造、田径运动场翻新改造项目、北校区道路管网等基建档案共41卷,44件次,复印44页。

24.为财政税务学院查找历届毕业生照片,用于制作学院周年纪念画册。20169月,财政税务学院筹备建院周年庆典,需查找2007届至2015届所有毕业生合影相片的电子版。因早期毕业照没有收集电子版,只能先找到纸质照片,然后进行扫描及拼图,在最短的时间内为财政税务学院提供其所需的照片数据,满足其制作画册收集资料的需要,细致的服务受到财政税务学院的好评!

25.为本校毕业生求职、境外留学、移民、办理毕业证明、就业单位核实学历认证等提供录取名册、成绩单、毕业审核、学位审查等有关档案资料,为我校毕业生在求职、继续深造、移民等方面提供便利,发挥了档案价值,取得良好的社会效益。

综合档案室提供档案利用工作,取得了良好的社会效益和经济效益,赢得了学校有关领导和部门的一致好评。