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关于做好2012年文件材料归档工作的通知

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2013-08-29 浏览次数: 1

关于做好2012年文件材料归档工作的通知

粤商院办〔2013〕5号

各教学、教辅、科研、机关、直属单位:

学校将于今年10月份迎来省档案局的档案工作现场评估。为做好档案年度评估工作,落实《广东商学院档案管理办法》(粤商院〔2005〕135号),进一步推动我校档案工作科学化、规范化建设,各单位须认真做好2012年(含2012年以前)文件材料的收集、整理及归档工作,现将有关事项通知如下。

一、归档范围

《广东商学院档案管理办法》中所列出的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等类别档案,包括实体档案和电子文件。

二、部分文件材料归档要求

1.会议文件:会议文件由主办单位负责立卷归档,每一届(次)会议结束后两个月内收集齐全、整理并编制目录归档。

2.上级文件:各单位自行接收的上级文件,在收到文件后一个月内必须交到党办校办(秘书科或保密室)统一登记管理,以便集中归档。

3.合影与论文:本科、研究生毕业生集体照和本科生优秀论文的接收时间为当年的11月份

4.研究生学位档案:研究生学位档案的接收时间为当年12月份至下年3月份,应做到内容完备、盖章清晰且为原件。

5.科研档案:课题材料和著作必须为原件;核心期刊的论文材料只需交复印件,复印内容为封面、封底、目录、正文,其中正文部分须复印完整。

6.校内报刊:校内各类报刊归档时需一并移交电子版,如广东商学院报、广商学工、广商青年、三水校区通讯、教学简报等。

7.奖状与证书:校内教职工及学生获得的省级以上奖励奖状或证书,各单位应将复印件(加盖公章)及电子照片收集齐全并移交综合档案室。

三、档案员变动归档要求

单位撤并或重新组建且兼职档案员有变动的,请各单位认真组织落实,指定专人负责收集整理归档文件,确保文件归档工作圆满完成。

四、其他归档文件

各单位对尚未列入有关归档范围的文件,会同档案室鉴定后确定有保存价值的文件也必须归档。

五、归档时间要求

各单位必须将文件材料收集整理完整,使用“南大之星”档案管理系统录入文件移交目录,2013年3月底前把文件实体和一式两份移交目录交综合档案室核对验收。

特此通知。

广东商学院办公室

二○一三年三月四日