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关于印发《广东财经大学档案信息数据安全管理规定》等三个档案管理制度的通知

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2013-09-11 浏览次数: 0

粤财大〔201310

关于印发《广东财经大学档案信息数据安全

管理规定》等三个档案管理制度的通知

各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位:

广东财经大学档案信息数据安全管理规定》、《广东财经大学电子文件归档与管理办法》、《广东财经大学综合档案室灾害应急处置预案》业经2013年第11次校长办公会议审定,现予以印发,请遵照执行。

特此通知。

广东财经大学

二○一三年七月十二日

广东财经大学档案信息数据安全管理规定

为保证档案信息数据的安全,根据我校数字档案信息管理实际,制定本制度。

一、档案信息数据主要指存储在计算机存储设备内的各类归档电子文件和数据库文件等。

二、学校档案信息数据内容主要包括:档案管理系统(以下简称“系统”)及相关的数据文件;各单位已移交归档的电子文件和数据库文件。

三、为保证档案信息数据的安全,档案管理服务器由系统管理员专门管理,综合档案室内各工作计算机做到责任到人,确保计算机中档案信息安全保密。

四、档案管理服务器和工作计算机应安装防病毒软件,严防各类计算机病毒、木马,并定期修补系统漏洞、清理垃圾文件。严禁任何人制作、传播病毒、木马。

五、非档案室工作人员,未经允许不得擅自操作档案室工作计算机。确因工作需要或利用需要的,须经档案室负责人或相关工作人员许可。

六、档案管理服务器或工作计算机严禁随意连接外来移动存储介质(如移动硬盘、U盘等)。如因移交文件或利用电子版档案信息时需要拷贝的,外来移动存储介质连接前应进行检测,确认无病毒及木马方可使用。

七、档案管理系统用户包括系统管理员、部门管理员和普通用户三级。系统管理员负责创建部门管理员,对系统用户进行统一管理,严格控制各级用户权限。部门管理员负责创建、管理本部门普通用户,并控制权限。

八、系统管理员更换时,应做好交接工作,及时更改管理员账户密码;由于工作职能变动导致部门管理员普通用户取消或更改的,应经部门主管领导同意,及时更改用户权限、账号密码,并报综合档案室备案。

九、系统用户应妥善保管账号及密码,不得随意泄露或转借他人使用。

十、系统用户应在授权范围内进行档案信息查阅、录入、上传、打印等操作,严禁越权查看、下载传播、篡改系统数据。

十一、系统用户应确保录入档案信息的真实性、完整性和准确性,不得提供虚假、伪造的文件信息;严禁将涉密的文件信息录入、上传至系统。

十二、系统使用完毕或用户长期离开,应及时关闭系统,避免其他人员进行越权操作。

十三、档案信息数据应定期进行备份,并对数据安全进行检查。系统需要备份的数据文件包括系统附件文件和数据库备份文件;系统附件文件进行全备份,数据库备份文件进行增量备份;备份存储介质为光盘和移动硬盘。

十四、数据备份和数据存储介质应严格管理、妥善保存。未经允许,备份数据不得随意拷贝,存储介质不得随意外借。

十五、涉密信息应存储在指定的涉密计算机或合格的保密设备中,由专人管理、严格控制使用权限,严防泄密和窃密;严禁在涉密计算机上使用非涉密移动存储介质;禁止使用非涉密存储介质存储涉密信息。

十六、一旦发生档案信息数据泄密、系统损坏或其他意外事件,应立即报告上级主管部门,并及时采取补救措施,尽量减少损失。

十七、如违反以上规定造成档案信息数据损毁、泄密、系统损坏或其他影响信息安全后果的,按学校有关规定给予处分。

十八、本制度由综合档案室负责解释。

十九、本制度从颁布之日起实施。

广东财经大学电子文件归档与管理办法

第一章  

第一条 为了规范学校电子文件的归档与管理,确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,为教学、科研和学校党政管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》以及有关政策法规,结合学校实际情况,制定本办法。

   第二条 本办法下列术语的含义分别为:

(一)电子文件:指学校在教学、科研、党政管理和各项活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

(二)归档电子文件:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。

(三)在线归档:指将应归档的电子文件通过计算机网络直接向档案部门移交的过程。

(四)离线归档:指将应归档的电子文件下载到脱机载体上向档案部门移交的过程。

(五)元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

(六)背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(七)真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

(八)完整性:指电子文件内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(九)有效性:指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第三条 电子文件归档与管理应当遵循电子文件的形成特点和规律,维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,便于电子文件的科学保管和长期有效利用。

第四条 电子文件归档与管理工作应当做到“三纳入”、“四同步”:即纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收电子文件归档与管理工作。

第二章  电子文件管理机构及职责

第五条 综合档案室负责对学校电子文件归档管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。

第六条 学校各单位在开发或改造本单位业务办公系统时,应事前与综合档案室协商,确定系统接口需求,以满足电子文件“实时捕获”等管理要求。

第七条 学校电子文件的形成、运转、整理、归档等工作由承办的业务部门负责;电子文件归档管理、鉴定保管和开发利用等工作,由综合档案室负责,电子文件形成部门提供协助和支持。电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,移交前由形成部门负责,移交后由综合档案室负责。

第八条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。综合档案室应配备与其他部门相兼容的计算机及软、硬件系统设备,以保证归档电子文件能够有效识读。档案人员应忠于职守,熟悉业务,并具备必要的计算机专业知识,掌握相关技能。

第三章  电子文件的归档和移交

第九条 综合档案室应有计划组织开展电子文件鉴定工作,检验电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性,确定其密级、归档范围和划分保管期限。

第十条 电子文件的保管期限和密级划分,参照国家关于纸质文件归档的有关规定和学校档案管理规章制度执行。

第十一条 电子文件归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会等类别文件材料,各类文件材料归档范围参照《广东商学院各类档案管理实施细则》。与电子文件相应的软件、背景信息和元数据应一并归档,以保证归档电子文件的完整性。归档的重点包括:

(一)公文电子文件:在学校使用办公自动化系统进行公文处理前,党委办公室和校长办公室的发文、总结(含各二级单位总结)、会议纪要、大事记等最终打印稿;在学校实行办公自动化后,办公自动化系统中形成的电子公文及其元数据信息。

(二)出版物电子底稿:学校各单位各种正式或非正式出版物、展览展版等电子底稿。如学校校报、学报、学校招生宣传资料、学校宣传图册材料、科研处成果汇编、科研论文、论著目录汇编、学校年鉴、概要、校史文件汇编、历年毕业生纪念册、校庆出版物电子版等。

(三)管理数据:学校各管理部门的各种业务管理系统中的数据。如每年招生录取信息、毕业生毕业学位信息、毕业生就业信息、毕业生在读期间学习成绩、学生四六级考试成绩、教职工等人员变动情况、工资历次变动数据、科研成果数据、招投标数据等管理数据。

(四)数码照片:宣传部、工会、团委及其他单位记录职能活动的数码照片、各学院历届毕业生合照及名单、历年学位授予仪式照片。

(五)视频、音频和多媒体电子音像:本校拍摄或录制的学校重大活动的录音录像、重大会议的会议录音。如历年学位授予仪式录像、学校申请更名的宣传片、党委会、校长办公会会议录音、精品课程等录像材料。

(六)图形电子文件:用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件。如用CorelDRAW设计的单位电子标识图、CAD设计建筑物图纸、学校规划图电子版等。

(七)网页电子文件:学校及各单位每次网页更新的设计稿、定期收集的学校网页信息。

(八)宣传汇报材料:各部门制作的宣传展板电子定稿;学校及各单位领导汇报工作时辅助使用的PPT幻灯片、产品演示、广告宣传的电子版幻灯片。

(九)传统档案数字化形成的电子文件:传统照片档案的扫描件、历年发文扫描件、对学校各种科研结项证书、专利证书和奖励证书扫描而形成的电子文件和对实物档案拍照形成的数码照片。

(十)对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的其他电子文件。

第十二条 电子文件归档应当符合下列要求:

(一)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档。采用定期归档的,文件归档时间按照《广东商学院档案管理办法》规定的各类档案归档时间执行。

(二)归档电子文件的保管期限划分准确。

(三)电子文件及其元数据应当同时归档。

(四)电子文件归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认。

(五)电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档,属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储,并按保密规定办理归档手续。

(六)具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件同时归档,并使电子文件与相应的纸质文件内容及表现形式保持一致。

第十三条 电子文件归档可以采取在线归档和离线归档两种方式。业务办公系统与档案管理系统相连接的部门,电子文件办理完毕后,采取在线归档方式。业务办公系统没有与档案管理系统相连通的部门,或者根据国家保密法规定的不能在网上传输的电子文件,在电子文件办理完毕后,采取离线归档方式。

第十四条 电子文件采用在线归档的,形成部门应对办理完毕的电子文件及时注明标识,完善著录项,提交元数据,将电子文件数据通过系统接口传输到档案管理系统。归档电子文件存储在档案管理服务器上,并采取备份措施。

第十五条 对于采用离线归档的电子文件,综合档案室应当按照规定的项目对电子文件进行检验和鉴定,包括:

(一)载体外观检验,如载体有无划痕、是否清洁等;

(二)病毒检验,如是否有病毒等;

(三)电子文件真实性、完整性、有效性鉴定及检测;

(四)技术方法与相关软件说明资料检验,如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。

第十六条 归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。

第十七条 综合档案室应当定期把经过鉴定已归档的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上。对于加密电子文件,应当在解密后再制作拷贝。

(一)存储归档电子文件的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

(二)存储归档电子文件载体的装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、年度、类别号、密级、保管期限、存入日期、数据量、运行环境等,归档电子文件载体应设置成禁止写操作的状态。

第四章 电子文件的保管和利用

第十八条 电子文件形成部门和综合档案室应当配备电子文件管理、利用的设施设备。

第十九条 电子文件保管应当符合下列要求:

(一)严格执行安全保密管理制度,采取防范对策,防止非法访问、非法操作、病毒侵害和设备损坏等,确保归档电子文件的安全。

(二)定期对电子文件的保管情况、可读取状况及处理设备的更新情况等进行测试、检查,发现问题及时处理。

(三)电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当将其及时迁移、转换。

(四)电子文件应当实行备份制度。

(五)根据电子文件不同载体保管环境的要求,选择适宜的保管条件。

第二十条 反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。

第二十一条 加强电子文件利用基础设施建设,建立健全相关制度,采取有效措施促进信息资源共享,保证电子文件在规定范围内得到方便快捷的利用。

第二十二条 应当为利用者提供真实、可靠的电子文件,并采取有效措施确保电子文件不受损害。

第二十三条 归档电子文件提供利用时,利用手续按照纸质档案利用规定办理。未经批准任何单位和人员不允许擅自复制归档电子文件。

第二十四条 通过网络提供利用电子文件时,需控制知情范围的,应设置身份认证、访问权限等控制措施。

第二十五条 归档电子文件的销毁,参照纸质档案的有关规定办理,应当履行审批手续;涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。销毁保密电子文件时应连同存储载体一同销毁,并在网络上彻底清除。所销毁的电子文件由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十六条 综合档案室应按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五章 奖励与惩处

第二十七条 对在电子文件管理工作中取得突出成绩的部门或者个人,综合档案室提请学校给予表扬和奖励。

第二十八条 对于违反国家《电子文件管理暂行办法》及相关法律法规的行为,由学校根据规定予以处罚,并报广东省档案局和省教育厅备案。

第六章  

第二十九条办法由综合档案室负责解释

第三十条 本办法自颁布之日起执行。


广东财经大学综合档案室灾害应急处置预案

第一章    

第一条 为了建立健全应对突发性重大灾害紧急处置机制,提高学校综合档案室的安全保障和救灾能力,应对突发情况,确保室藏档案安全,最大限度地减少灾害损失,依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》、《广东省档案条例》等有关规定,结合学校档案工作实际,制定本预案。

第二条  本预案适用于本校发生的影响档案保管安全的水灾、火灾、台风、高温、雷击、地质、地震及其它突发性的重大灾害的应急处理工作。

第三条  学校综合档案室灾害应急工作应遵循下列原则:

(一)档案优先原则。综合档案室面临其他财产损失和档案安全选择时,要把保障档案的安全作为灾害紧急处置的首要任务,最大限度地减少灾害对档案资料的影响。

(二)以防为主原则。综合档案室应把对灾害和突发事件的预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务,健全工作制度,强化安全措施,完善防范手段,建立预警机制,提高对灾害和突发事件的应急处置能力。

(三)快速反应、及时处置原则。综合档案室应增强灾害防范意识,提高灾害识别和应急处置能力,对各类灾害和突发事件做到早发现、早报告、及时正确处理,最大限度地避免或减少灾害和突发事件对档案资料造成的损失。

第二章  应急预案启动条件

第四条  凡出现下列情况之一的,应启动应急预案:

(一)预警性自然灾害。本省防灾应急指挥机构和地震、防汛、气象、公安、消防等灾害管理部门发出预警及相关预案已经启动,预期将对本行政区域内人民生命、财产安全造成较大威胁或损失的灾害。

(二)区域性自然灾害。本行政区域遭受自然灾害,对档案安全可能构成威胁的。

(三)其他突发事件和灾害。直接危及档案安全的其他突发事件和灾情。

第三章  应急处置指挥体系及职责任务

第五条  学校综合档案室灾害应急处置领导小组由分管校长担任总指挥,校办主任担任副总指挥,其成员由档案室工作人员组成,在学校党政的领导下,负责综合档案室的灾害和突发事件应急处置、救灾组织管理和协调工作。

第六条  学校综合档案室灾害应急处置领导小组职责如下:

(一)平时,负责综合档案室安全预警具体工作;发生灾情时,负责协调、调度工作,并及时向学校和上级机关汇报灾情。

(二)发生灾情时,在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾;负责抢救档案资料和指挥人员疏散。

(三)负责将上级的指令迅速传递到相关人员和部门,做好灾害抢救期间档案室内外各方面通讯联络,起草灾情汇报和信息报道等有关材料。

(四)维护灾情现场秩序,做好已疏散和抢救档案资料的安全保卫工作,对灾害中受伤人员进行紧急救护。

第四章  应急处置保障措施

第七条  综合档案室应根据档案灾害或突发事件应急处置工作的实际需要,积极争取学校财务部门每年安排专项资金,当发生灾害时,用于档案资料的抢救和保护工作。

第八条  综合档案室应按照档案馆建筑设计规范、档案库房技术管理规定的要求,设置必要的安全防护设施,配备自动报警、灭火、去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。

第九条  学校应建立健全与武警、公安、消防等专业救援队伍的联动机制,依托专业救灾人员,培养和训练自救队伍;当灾害发生时,综合档案室能够协助专业救灾部门开展自救互助,最大限度地减少灾害损失。

第十条  综合档案室应配合相关部门积极开展安全教育,有组织、有计划地为档案室工作人员提供防灾减灾知识和技能培训。宣传应急法律法规和预防、避险、避灾、自救、互救常识,增强防灾减灾意识。

第十一条  为提高应急处置能力,积累实战经验,综合档案室应定期开展应急处置实战演练,锻炼队伍,提高安全防范意识,确保应急处置机制能够正常运转。

第五章  应急响应和灾后救助

第十二条  灾害预报部门发出灾情预警或档案室工作人员发现灾情后,应迅速按规程启动应急预案。

第十三条  灾情发生时,迅速核实灾情,向学校和上级档案行政管理部门报告,并通报相关职能部门。灾情严重的,可同时越级上报,并立即组织人员现场核实、评估灾情。灾情报告内容主要包括:灾害发生的时间、背景;档案、资料、人员和其他财产损失情况;救灾工作情况等。

第十四条  接到重大灾情预警,在学校党委、行政的统一领导下,综合档案室应按照有关救灾部门的要求,按指定路线将档案转移到临时指定的安全场所,实施紧急避险。

第十五条  档案资料转移后,综合档案室应做好档案资料安全防护工作。同时,视灾情严重程度及灾情的发展情况,及时向学校和上级档案行政管理部门汇报灾情,申请给予救灾支援。

第六章    

第十六条 本预案自颁布之日起实施。

                                                 

广东财经大学校长办公室   主动公开   2013年9月2日印发      

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