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广东财经大学出版类档案管理实施细则

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2016-10-06 浏览次数: 0

 

第一条  根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章,结合学校出版类档案工作情况,制定本细则。

第二条  出版档案管理基本原则

(一)学校在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像出版物活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。

(二)学校出版类档案反映了学校教学、科研和学校管理的水平及活动情况,它是国家科学文件和学校教学、科研改革与发展的历史记录、是学校档案的重要组成部份,由学校综合档案室集中统一管理。

(三)出版档案工作要纳入出版、编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划的规划,纳入出版、编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时,要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。

(四)学校出版社、学报及校报编辑部和有出版物的各单位要有一位负责人分管出版档案工作,并确定兼职档案人员,认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第三条  出版档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的出版管理和出版物形成过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,具体范围见附件。

2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不需办的文件;

2.未生效的合同、协议书;

3.不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

4.重份文件;

5.无查考价值的事务性、临时性函件;

6.校外单位交换来的材料。

第四条  出版档案的归档要求与立卷方法

(一)材料的形成与积累

1.书籍、期刊及校报出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,保证归档材料的完整齐全、系统和准确。

2.书籍、期刊和校报出版后,责任编辑必须将应归档材料加以整理,拟写标题,编好卷内目录,连同原稿、清样、书(期刊、校报)样,在一个月内向本部门的兼职档案员移交、归档。

3.凡使用计算机辅助管理的,编辑、出版部门必须保证在出版物编辑、出版过程中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性,归档时必须附有电子文件的元数据、背景信息。

(二)立卷方法

各种出版物档案材料按其性质和种类(出版物的名称)分别进行立卷。

1.出版综合管理性文件材料,按照党群档案的有关要求立卷。

2.期刊:视其情况几期一卷,也可分开,一期一卷,按年代、期次排列。注意分清年代,不可混年立卷。

3.校报:按年度立卷,可按时间顺序(如年、季或月)和重要程度,把稿件分别立卷,样本可按时间顺序订成合订本。

4.书籍:一般以作品为单位整理,一书组成一卷或数卷。跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

(三)出版档案案卷标题以书籍著(译)者,书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

(四)归档验收

1.重点审查归档出版文件材料在内容质量方面,是否完整、准确,在材料的字迹和载体材料的编写质量方面是否规范。

2.审查一些需要签署的文件,如出版合同、任务书、领导题词等,以签署的原件归档,不得用复印件代替。

3.检查归档的出版档案电子文件是否真实、完整、安全、可利用。

各编辑部(室)的兼职档案员应在次年6月底前,将上年度应归档的出版档案,集中向学校综合档案室移交,并填写移交目录一式二份,双方各执一份。

第五条  出版档案的管理

(一)学校综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)根据出版档案的历史价值、科学价值和使用价值,学校出版档案保管期限,分为永久、定期两类。定期分为10年和30年两种。

(三)出版档案保管期满和保密期满,须经学校档案鉴定小组鉴定,根据价值和需要,对保管期限的升降,或延长,或销毁,做出处理决定。

(四)音像出版物的纸质和非纸质部分,应分柜存放,按载体类型编制档号,并在卷内文件目录中注明参见号。

第六条  出版档案的开发利用

(一)珍贵的出版物类档案应以复印件或微缩件代替原件提供利用。

(二)编制检索工具,定期编制出版档案汇编或内容摘要供利用与交流。

(三)出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是查阅专家审稿意见,应严格借阅手续,利用时须经综合档案室领导或出版、编辑部门负责人批准。

第七条  本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第八条  本细则自发布之日起施行。

 

附件:广东财经大学出版类档案归档范围和保管期限表

 


附件

广东财经大学出版类档案归档范围和保管期限表

 

CB11  综合管理

序号

类    目    名    称

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

30

2

学校各类出版物的编辑出版工作规划、计划、总结、重要会议记录、统计报表

永久

3

学校编辑出版工作规章制度

30

4

学校有关期刊、报纸的创刊、停办、复办发行等请示与批复

永久

5

获奖或受查处情况的文件材料

30

6

编辑出版部门事务管理形成的文件材料

10

 

CB12  出版物项目

序号

           

保管期限

1

编辑出版合同、协议书

30

2

出版请示与批复

永久或30年

3

原稿(含照片、手迹原稿)或复制件(退还给作者后应有原稿签收单)

1)反映学校教学、科研重要成果和名人译稿

永久

2)一般的和社会上的

30

4

各级审稿单或历次审稿意见与作者来信信件

30

5

作者、译著登记表

30

6

封面设计图样、选用的插图、照片

10

7

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

8

出版发行记录、发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

30

9

有参考价值的读者来信、重要评论

30年或10年

10

再版修改意见

30年或10年