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广东财经大学财会类档案管理实施细则

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2016-10-06 浏览次数: 0

 

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《会计档案管理办法》等法律、法规,结合学校财会档案工作情况,制定本细则。

第二条  财会档案管理基本原则

(一)学校在经济活动中,通过会计核算形成的、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计账簿、会计报表等专业材料,均属财会档案。它是记录和反映学校经济业务的重要证据,是学校档案的重要组成部分。

(二)财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

(三)财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

(四)学校财会档案工作由主管学校经济业务的财务部门领导,财务部门应有一位处领导分管此项工作,并配备兼职档案人员,负责做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。

(五)会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第三条  财会档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件1。

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

3.归档的财会文件材料,具有相关电子文件的,应将电子文件及相应软件、背景信息、元数据一并归档,以保证其真实性、完整性、有效性。

第四条  财会档案的归档要求与立卷方法

(一)财会档案的形成积累

1.学校财会部门在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务。

2.财会部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。

(二)整理组卷

1.学校各独立核算财会部门形成的财会档案是学校财会档案的组成部分,各独立核算财会部门为财会档案立卷单位,负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全,并进行整理,立卷装订成册(卷)。会计年度终了后,在本部门保存三年,第四年5月份移交学校档案管理部门,任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案管理部门移交。

3.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5.财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度50px为宜。

6.编写页号,每卷页号从1开始,位置在书写文字的页上非装订线一侧的下角。

7.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由学校综合档案室保管到结清债权债务时为止。

8.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

(三)归档验收

1.当年产生的应当归档的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理组卷,请综合档案室进行审查。

2.财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年,期满后的次年5月底前由财会部门的兼职档案员,编制财会档案移交目录一式二份,连同案卷集中向学校综合档案室移交。

3.财会部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,学校综合档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

4.学校综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原状,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

第五条  财会档案的管理

(一)学校综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)案卷入库时,应全面检查账、凭证是否相符,然后按档号排列。

(三)接收保管的财会档案,应保持原卷(册)的封装。如要修改财会档案材料数字,须经主管校长批准,方可修改。

(四)对于违反财会档案管理制度的,学校综合档案室有权进行检查纠正,情节严重的,应报学校主管领导或财务、审计机关严肃处理。

(五)学校财会档案保管期限,分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年两种。

第六条  财会档案的鉴定销毁

(一)综合档案室对已到保管期限的会计档案拟定销毁目录,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容递交给学校的财务管理部门。

(二)财务管理部门接到销毁目录后15日内,到综合档案室对目录中的档案做初步鉴定,形成初步鉴定意见,并报主管财务工作的副校长审批;审批后,综合档案室依据档案的综合价值,对初步鉴定意见进行审核,15日内形成综合鉴定意见并提交档案鉴定小组;学校档案鉴定小组对档案保管期限变更、存毁做出明确评判的终审鉴定意见。

(三)终审鉴定意见,经学校档案鉴定小组组长及成员签字后,由综合档案室落实。

对保管期限已满,经鉴定已失去保存价值,需销毁的档案要逐件填写销毁清单,登记造册,并提交档案鉴定报告。凡介于两种保管期限之间的一律从长保管。

对保管期限已满,经鉴定仍有保存价值或者对于其中尚未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由学校综合档案室保管到结清债权债务时为止。基建工程在建设期间的财会档案,不得销毁。尚需保留的档案,要写出缘由备案另行立卷,并重新确定保管期限,归档保存。

(四)销毁财会档案时,由综合档案室、财会部门和审计部门共同清点核对,共同监销。在销毁清册上共同签名盖章。销毁清册由综合档案室永久保存。

第七条  财会档案的开发利用

(一)大力开发档案信息资料,为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

(二)编制各种形式的参考资料,积极为利用者提供服务。

(三)借阅财会档案,须经档案形成部门负责人或综合档案室负责人同意,方可借阅。借阅时,不得拆散原卷(册),不得涂改,不得毁损,应对财会档案的安全与保密负责。

(四)查阅财会档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理。

第八条  本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第九条  本细则自发布之日起施行。

 

附件:1.广东财经大学财会类档案归档范围和保管期限表

      2.广东财经大学二级财务部门财会档案管理规程

 

 


附件1

广东财经大学财会类档案归档范围和保管期限表

 

CK11  综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

30

3

学校与外单位发生借贷关系的合同、协议、请示、报告、批复等材料

永久

4

学校基金管理工作文件

10

5

财务管理的规章制度

30

6

会计移交清册

30

7

财会档案移交保管清册

永久

8

财会档案销毁清册、鉴定意见书

永久

 

CK12  会计报表

序号

类目名称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

30

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30

5

季度以下各种计划、统计报表

10

 

CK13  会计账簿

序号

类目名称

保管期限

1

总账

30

2

预算内账簿(含明细账、分户或登记账)

30

3

预算外账簿(含明细账、分户或登记账)

30

4

学校专项基金账簿

30

5

日记账

30

6

固定资产明细账(卡片)

固定资产报废清理后

保管五年

7

备查账簿中的补充账、其他应付账

30

 

CK14  会计凭证

序号

类目名称

保管期限

1

预算内各种原始凭证、记账凭证

30

2

预算外各种原始凭证、记账账单

30

3

学校基金各种原始凭证、记账凭证

30

4

银行存款余额调节表

10

5

会计拨款凭证及其他会计凭证

30

6

银行对外账单

10

7

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

保管至

清理完毕

 

CK15  工资清册

序号

类目名称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、通知存根

30

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

30

 

CK16  涉外会议

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计凭证及附件

永久或30年

2

涉及外事会计账簿

永久

 

〔注〕:涉及外事会计凭证及账簿单独立卷存放

 


附件2

广东财经大学二级财务部门财会档案

管理规程

 

第一条  二级财务部门所形成的财会档案由该部门按照原国家教委办公厅颁布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)组卷。当年形成的会计材料,应于次年第一季度内完成整理组卷。

第二条  二级财务部门的财务档案由部门妥善保管,定期向学校综合档案室移交。各部门应设专门的档案柜或档案室保存财会档案,保证财会档案的安全和方便使用。

第三条  二级财务部门财会人员更换时,新任财会人员必须全部接收原有的财务档案。在档案交接过程中,要认真、细致、规范地做好清点工作,严格履行交接手续。

第四条  学校综合档案室对二级财务部门财会档案工作负有指导、监督责任,每年要进行一次财会档案工作合格检查。

第五条  二级财务部门的主管领导应重视财会档案工作,依据《中华人民共和国会计法》进行管理。