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广东财经大学仪器设备类档案管理实施细则

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2016-10-06 浏览次数: 0

 

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《高等学校档案管理办法》等法律法规和文件精神,结合学校实际,制定本细则。

第二条  设备档案工作的基本原则

(一)学校列入固定资产的仪器、设备,在其立项申购、验收、调试运行、管理、维修、改造、处置等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,以及随机技术文件材料,均属仪器设备档案(以下简称“设备档案”)。

(二)学校对设备档案实行集中统一管理的原则,既便于开发利用,又确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全。

(三)设备档案必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备档案的完整、准确、系统是学校设备管理部门的职责之一。

(四)设备管理部门应确定一位负责人分管设备档案工作,并配备专(兼)职档案员,负责设备文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

(五)把设备档案工作列入学校设备管理工作的发展计划中,在经费、库房、设备、人员配备等工作条件上给予保证,努力实现设备档案工作的科学化管理,大力开发档案信息资源,为学校的教学、科研工作服务。

第三条  设备档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的设备文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从立项申购到改造处置的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的单价或批量10万元以上的仪器设备,其档案均须归档;5万元以上10万元以下的设备,如有需要可由设备使用部门建档,并上报学校设备管理部门备案,向学校综合档案室报送设备档案目录。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目的依据性材料、合同、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面,具体范围见附件。

2.归档的重点是仪器设备项目,特别是单价10万元以上或批量(项目)30万元以上的以及有特殊规定的仪器设备,其各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。    

3.学校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

4.归档的文件材料,具有相关电子文件的,应将电子文件及相应软件、背景信息、元数据一并归档,以保证其真实性、完整性、有效性。

(三)不归档的文件材料

1.上级普发(非专指高校)、不需办理的文件;

2.未定稿的管理性文件材料及未生效的合同、协议书;

3.重份文件、校内其他单位发来的文件;

4.无查考价值的临时性、事务性文件;

5.与校外单位交换来的文件材料;

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

第四条  设备档案的归档要求与立卷方法

(一)形成积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.设备管理部门从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后按有关规定移交综合档案室。

3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

4.贵重设备(单价超过10万)的开箱验收必须有档案人员(学校综合档案室专职人员或委托设备管理部门兼职档案员)参加,对照归档材料进行审查验收,监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

5.建立设备档案分室的单位,其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校综合档案室移交案卷目录。

6.学校综合档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累、管理工作,重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。

7.学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员(设备使用人员)要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

8.归档的设备文件材料必须使用耐久性强的载体材料和书写材料,要求字迹工整、图样清晰,签章手续完备。

9.设备文件材料一般归档一份(原件),重要和经常使用的应酌情增加副本。

10.凡使用计算机辅助管理的单位必须保证在设备管理工作中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性,归档时必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。

11.各单位的负责人或者专(兼)职档案员调动工作时,应该做好设备文件材料的清理移交工作。

(二)整理组卷

1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2.根据设备技术文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形成等实际情况,坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

3.将反映设备购置概况的重要文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案卷,排放在案卷之首,其余设备技术文件材料按设备工作程序及重要程度,依次系统排列组卷。

4.卷内文件排列一般文字材料在前,图样在后,如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明,则图样在前,文字材料在后。文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

5.拆除卷内文件中的金属物,用线或不锈钢材料装订;对破损的文件材料进行修补。幅面大于卷皮(盒)的图纸按A4纸规格叠成手风琴式(图纸的折叠方法请参考《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89))。对用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

6.编写页(件)号,填写卷内文件目录、备考表、案卷封面。

7.确定保管期限、密级。

(1)保管期限分为30年、与设备共存两种,由设备管理部门确定,具体见附件。

(2)设备档案原则上无密级,有密级的,则单独立卷。

8.设备文件材料中的特殊载体材料(包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘等),除密不可分者外,其余均应分别组卷,专柜保管,按载体类型编制档号,并在卷内文件目录中注明参见号。整理方法请参见《广东财经大学声像类档案管理实施细则》。

9.各单位除了收集纸质文件材料,同时也要收集相关的电子文件,电子文件收集、整理的具体要求请参照《广东财经大学电子文件归档与管理办法》。

10.由兼职档案员登录学校的档案管理系统进行网上著录。

(三)归档验收

1.设备综合管理材料一般在次年6月前归档。

2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月内,引进设备为索赔期满后两个月内,设备档案资料由各相关单位向设备管理部门移交,设备管理部门于次年的一季度统一向综合档案室移交。

3.设备管理部门的专(兼)职档案员,填写档案移交目录一式二份,向学校综合档案室归档,经检查合格后,交接归档时双方签字,各持一份备查。

第五条  设备档案的日常管理

(一)学校综合档案室负责对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)保管期限和保密期限已满的设备档案,须由学校档案鉴定小组鉴定后,做出处理决定。

(三)已建立档案的仪器设备,如需降档使用、调拨出校或报废时,相应设备档案由学校档案鉴定小组鉴定后,或销毁或随机调出。

(四)补充与修改

1.设备档案归档后,在仪器设备使用、维修过程中所产生的设备文件材料,由设备管理部门和使用部门负责收集、整理,并向综合档案室补充归档。

2.综合档案室负责对补充归档的设备文件材料及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内文件目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

3.已归档的设备文件材料需要更改时,必须填写“更改审查单”,经设备管理部门分管负责人审批同意后方可更改,并要在卷内备考表内写明更改的时间和原因。未经批准,严禁更改已归档的任何设备文件材料。

第六条  设备档案的开发利用

(一)综合档案室定期编制设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

(二)查、借阅设备档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理查、借阅手续,借阅档案用完后及时归还,并对借阅档案材料的安全、保密负责。

第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第八条  本细则自发布之日起施行。

 

附件:广东财经大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表

 


附件

广东财经大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表

 

SB11  设备综合管理材料

序号

     

保管期限

1

上级有关仪器设备的政策、业务管理工作的文件

30

2

本校仪器设备管理的规章制度

30

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

30

4

本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

30

5

本校仪器设备移交清单及仪器设备报废、调拨报告和批复

30

6

本校有关仪器设备业务工作的综合统计材料

30

7

上级及学校关于清产核资、国有资产的政策、业务管理材料

30

 

SB12  仪器设备项目

序号

     

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

30

2

上级或主管领导的批复和准购批示

30

3

订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

30

4

招投标材料

30

5

进口设备过程中有关的技术商务文件

30

6

装箱单及开箱记录

30

7

安装调试记录、双方签字移交文件、保修单

30

8

验收报告及文件材料

30

9

索赔来往公函及结果文件

30

10

设备说明书、全套随机技术文件材料

与设备共存

11

设备履历书(使用、检验、故障、事故记录)

与设备共存

12

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

13

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存