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广东财经大学教研项目档案管理实施细则

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2016-10-06 浏览次数: 0

第一条 为更好地规范我校教研项目档案的管理,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规和文件精神,结合学校实际,制定本细则。

第二条教研项目档案归档范围的确定

学校在教学研究项目管理和实践活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体文件材料,均属教研项目档案。教研项目档案是对教研项目(课题)研究过程的原始记录,属学校教学档案的重要组成部分。

(一)归档范围的确定原则

1.归档的教研文件材料必须反映教研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.归档的教研文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的特点并具有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.教研项目(课题)材料包括项目(课题)申报、批准立项、研究实施、中期检查、结题验收(成果鉴定)、申报奖励、推广应用等各个环节形成的材料,一般可分为申报立项材料、研究材料、结题验收材料、成果申报材料、推广应用材料等。各阶段应归档材料具体见表1-1。

表1-1 教研项目(课题)档案归档范围

 

序号

类目名称

一、项目准备阶段

1

开题报告与课题调研论证材料

2

任务书、合同、协议书

3

课题研究计划、设计

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

5

课题投资和预决算材料

二、研究实施阶段

1

项目调研形成的调研报告、问卷分析材料

2

项目研究形成的教案、制度、教学实施计划、教学实验区建设方案

3

研究工作阶段小结、年度报告

4

配套的照片、视频、录音、幻灯片等

三、总结鉴定阶段

1

研究报告

2

论文、专著

3

结项申报书(含专家评审意见、鉴定材料、推广应用意见)

4

课题工作总结

四、申报奖励阶段

1

成果奖励申报与审批材料

2

成果获奖材料(奖状、证书等)原件或影印件

五、推广应用阶段

1

推广应用及实施情况

2

成果宣传报道材料

 

2.教研项目档案归档重点包括本校组织的校级教研项目材料以及通过学校申报的省级、国家级重要教研项目材料。

3.取得负成果或因故中断的重要项目(课题)的教研项目文件材料也应归档。

4.归档的文件材料,包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等各种载体形式。电子文件应将相应软件、背景信息、元数据一并归档。

(三)不需归档的文件资料

1.申报后未获立项的项目材料;

2.未生效的合同、协议书;

3.重份的文件材料;

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料;

5.未定稿的文件材料。

第三条 教研项目文件材料的部门立卷与归档

(一)形成与积累

1.教研项目文件材料的管理应遵循教学档案工作“三纳入”、“四同步”原则。下达教研项目任务时,同时向相关人员布置形成积累项目文件材料的任务和要求。

2.教务处和各课题组按各自的职责范围分别形成、积累和整理教研工作各阶段的有关文件材料,分别装盒进行预立卷,按时间先后顺序排列,必须保证其完整、准确、系统、安全。

3.归档的教研项目文件资料的载体材料和书写材料必须符合耐久性要求,字迹工整,格式统一,图样清晰,签章手续完备。

4.归档的教研项目文件材料原则上要求是原件(定稿),若原件已上报,则可用一份复印件(需加盖立卷单位公章)代替。

5.除了收集、积累纸质文件材料外,同时也要收集、积累相关电子文件等其它载体文件材料。

6.凡教研项目直接形成的电子文件采用光盘存储移交,并保证其真实性、完整性、有效性。

(二)整理组卷

1.项目(课题)结束后,由教务处及项目负责人主持立卷工作,按要求将形成积累的全部应归档的文件资料汇总整理成卷,并由教务处移交综合档案室归档。

2.遵循教研文件材料形成规律,结合材料内容、价值、数量和载体形式等实际情况,一般按一题一卷或一题数卷进行组卷。将最能反映项目(课题)概况的文件资料,如结项证书、立项通知放于案卷之首,其他材料按教研项目阶段顺序依次排列整理。

3.项目文件材料应逐件在首页右上角加盖档号章,并填写档号章的各个项目、编制件号。

4.项目文件资料带有金属物的,应一律拆除,并使用线或不锈钢钉进行装订,对破损的页面进行修补。装订前应检查有无错漏、剔除夹杂的无关材料,装订时注意不倒置、不散页、不压字。

5.纸质文件材料逐件编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6.各种材料大小均为A4纸,图纸按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

7.非纸质文件材料应另外排列,按载体类型编制档号,并在卷内文件目录中注明参见号。

8.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学校保密委员会确定。

9.填写卷内文件目录及备考表、案卷封面,标题要简短、准确。

(三)归档验收

1.教务处会同项目(课题)组完成组卷整理工作后,将教研项目文件材料向学校综合档案室移交归档。归档时间一般为项目结项年份次年6月前。

2.移交材料时,交接双方应当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正移交。

3.在移交纸质文件材料时,相关电子文件及其它特殊载体文件材料应一并移交。

4.移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

第四条教研项目档案的管理

(一)学校综合档案室负责对教研项目档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

(二)教研项目档案保管期限为30年。保管期限和保密期限已满的档案由学校档案鉴定小组鉴定。

(三)教研项目档案的补充和修改。

1.教务处、教研项目课题组随时将补充收集到的项目文件材料整理后向学校综合档案室补充归档。

2.凡已归档的档案材料需要修改时,必须经教研项目主持人提出、教务处主管领导批准并出具书面意见。未经批准,不得修改任何文件材料。

第五条 教研项目档案的利用

(一)教研项目档案的查阅按《广东财经大学档案利用管理办法》执行。

(二)非公开的教研项目档案,原则上提供给参与课题研究工作的有关人员利用。学校其他人员和外单位查阅,须经教务处主管领导签署意见,必要时报请分管校领导审批后,方能调阅。提供利用服务过程中,综合档案室应注意保护教研项目参与人的知识产权,防止档案信息泄露。

第六条本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第七条本细则自发布之日起施行。