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广东财经大学研究生学位档案管理实施细则

作者:暂无信息来源: 暂无 发布日期: 2016-10-06 浏览次数: 0

 

第一条  为加强研究生档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规,结合我校实际情况,制定本细则。

第二条  研究生学位档案工作的基本原则

(一)研究生学位档案属于学校教学类档案的一部分,是学校在培养研究生的教学实践过程中形成的、记录每位研究生完成学业、获授学位情况的具有原始保存价值的材料。

(二)研究生学位档案实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于利用。

(三)研究生学位档案是研究生教学管理的重要组成部份,其管理实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核研究生教学质量和管理水平的标准之一;布置、检查、总结、验收各项研究生教学工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案管理工作。

(四)研究生处和各二级培养单位应明确一位负责人分管档案工作,并相应配备兼职档案员,统一管理本单位关于研究生教学管理、学位授予的教学文件材料,并定期整理。所有具有长久保存价值的研究生学位材料,经研究生处组织各二级培养单位统一整理立卷,于翌学年度第一季度前移交学校综合档案室统一管理。

第三条  研究生学位档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的研究生学位档案材料,是在研究生教学管理和教学实践活动中形成的,对学校、社会的当前与长远具有凭证作用和参考价值。

2.归档的研究生学位档案材料,应反映学生完成研究生阶段学业、获得学位的过程,保证材料完整、准确、系统。

3.归档的研究生学位档案材料,应遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

(二)归档的主要内容

1.归档的主要内容包括研究生学位论文、开题材料、学位申请材料、学籍表、个人培养计划书、成绩登记表、实习材料、答辩表决票、中期考核表等,包括每位学生完成研究生培养各个环节形成的不同载体的文件材料。具体范围见附件。

2.每位研究生在完成学业、获得学位过程中,有特殊情况的,其学位档案材料中应附有相应记录。如学位论文开题题目与答辩题目不一致、培养方案有变动、延期答辩、破格获授学位的,均应附说明。

3.重份文件、无查考利用价值的事务性临时性文件无需归档。

第四条  研究生学位材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.研究生处统一向各二级培养单位发放学籍登记表、开题报告书、学位申请书、专业实践报告书等各种文件材料、表格,以达到归档材料规范化。

手写填制各类材料时,需使用黑色签字笔、黑色钢笔等符合长久保存要求的书写介质进行书写,不能使用蓝色签字笔、红色签字笔、铅笔等。签名处可使用印章或原子章。

2.二级培养单位、研究生处兼职档案员按文件材料类别分别积累研究生学位文件材料。

学校各二级培养单位形成的关于研究生学位授予的、并具有查考保存价值的文件材料,都应由兼职档案员收集齐全,分类积存,定期整理,于翌学年度第一个月整理移交研究生处;研究生处形成的关于研究生学位授予的文件材料由本部门兼职档案员进行分类积存整理。所有具有长久保存价值的研究生学位文件材料,由研究生处统一立卷,于翌学年度第一季度前移交学校综合档案室统一管理。

3.综合档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

4.归档的文件材料必须字迹工整,格式统一,移交手续完备。

5.文件材料一般归档一份,要求为原件,如原件丢失,以复制件归档的,应在文件目录及卷内备考表中说明。

(二)整理组卷

1.根据研究生学位文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,每位研究生的所有学位材料组成一卷。

2.卷内材料按学位论文、开题材料、学位申请材料、学籍表、个人培养计划书、成绩登记表、实习材料、答辩表决票、中期考核表的顺序分别组件排列。开题材料由三份相关材料组成一件,件内排列顺序为开题报告评审表、开题报告、开题报告会记录。学位申请材料由六份相关材料组成一件,件内排列顺序为学位申请书、论文指导教师评语、论文评阅书(2-3份)、答辩会议记录、答辩决议书、授予学位决定书。实习材料包括实习鉴定表、专业实践报告书。

3.研究生学位档案材料的档号模式为“毕业年份(四位整数)-JX16.12-案卷号.件号”,案卷使用流水号进行编号,件号使用4位流水号,如“2012-JX16.12-1.0002”表示2012届毕业的研究生学位档案第一卷第二件(开题材料)。

4.卷内材料一律拆除金属物,以件为单位,分别用线或不锈钢钉装订,对破损的文件材料要进行修补。装订前应检查有无夹杂其他人的资料、有无错漏,做到不倒置、不散页、不压字。

5.每件文件材料按顺序编排页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6.每件文件材料在右上角粘贴档号标记。

7.在档案管理系统中录入移交学位档案的案卷及卷内目录。

8.打印案卷封面及案卷备考表。

(三)归档验收

1.移交档案时,交接双方应当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列顺序、书写介质是否符合要求,文件材料信息内容是否完整、应填写的项目及盖章签名信息是否有缺漏,案卷目录、卷内目录标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正移交。

2.移交时打印、填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。该年份归档文件材料有特殊情况的,应附相关说明,并将相关说明一并归档。

3.研究生学位档案材料于学生毕业年份翌学年度第一季度前完成归档工作。

第五条  研究生学位档案的管理

(一)学校综合档案室负责对研究生学位档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

(二)保管期限和保密期限已满的研究生学位档案由学校档案鉴定小组鉴定。

(三)凡已归档的档案材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,并出具书面意见;未经批准,不得修改任何文件材料。研究生处、二级培养单位随时将补充收集到的学位文件材料整理后向学校综合档案室补充归档。

第六条  研究生学位档案的查阅利用

(一)研究生学位档案的利用,遵照学校《广东财经大学档案利用管理办法》、《广东财经大学学生学籍档案利用管理办法》及相关制度执行。

(二)利用过程中,档案内含个人隐私的,他人不得随意查阅、复制和扩散。涉及敏感信息的,综合档案室应将该部分信息遮盖后再提供复制利用。

第七条  本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第八条  本细则自发布之日起施行。

 

附件:广东财经大学研究生学位档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 


附件

广东财经大学研究生学位档案归档范围和保管期限表

 

序号

内容

保管期限

1

学位论文(包括中英文摘要)

30

2

学位论文开题材料

研究生学位论文开题报告评审表

30

研究生学位论文开题报告书

研究生学位论文开题报告会记录

3

学位申请材料

硕士学位申请书

永久

指导老师学术评语

硕士学位论文评阅书(一般为2-3份)

硕士学位论文答辩会议记录

硕士学位论文答辩决议书

硕士学位授予决定

4

学籍表

永久

5

研究生个人培养计划书

30

6

研究生成绩登记表

永久

7

实习材料

研究生实习鉴定表

30

研究生专业实践报告书

8

硕士学位论文答辩委员会表决票

30

9

中期考核表

30

10

其他有关材料

永久/30年