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关于做好年度文件材料归档工作的通知

作者:信息来源: 广东财经大学综合档案室网站 发布日期: 2020-06-03 浏览次数: 150

关于做好年度文件材料归档工作的通知


各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位:

为做好我校年度档案工作,进一步推动档案工作科学化、规范化建设,现将2019年以前(含2019年)文件材料、2020届本科优秀论文、毕业合照的收集、整理及归档工作有关事项通知如下:

一、归档范围

我校档案的归档范围包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、已故、外事、财会、声像、实物等类别,电子文件须一并归档,详见《关于印发<广东财经大学档案管理办法>等二十六个档案管理制度的通知》(粤财大〔201678号)。

二、归档要求

归档文件必须反映学校管理、实践活动的过程,具有凭证或参考价值,保证完整、准确、系统,电子文件归档应保证真实性、完整性、有效性,具体要求详见关于印发<广东财经大学档案管理办法>等二十六个档案管理制度的通知》(粤财大〔201678。重点注意事项如下。

(一)OA系统文件

1.通过办公自动化管理系统办理的公文,由党委办公室、校长办公室打印完整的发文稿纸(或文件处理表)、公文全文(含正文、附件)、花脸稿,加盖单位公章后归档;

2.项目相关或涉外的校内呈批公文,由主办单位打印完整的公文呈批表、公文全文(含正文、附件)原稿,加盖单位公章后归档。

(二)会议文件

会议文件由主办单位负责立卷归档,每一届(次)会议结束后2个月内收集齐全、整理并编制目录。

(三)上级文件

各单位自行接收的上级文件,在收到文件后1个月内必须交到党办校办(秘书科或保密室)统一登记管理,以便集中归档。

(四)培训班材料

各单位举办非学历教育的培训班、进修班产生的学员名单、证书签领表、证书模板,应及时归档。

(五)研究生学位档案

各培养单位应把内容完备、盖章清晰且为原件的学位材料交研究生处统一立卷归档;在职法硕学位档案由法硕中心归档。

(六)科研档案

课题材料和著作必须为原件。科研项目获奖材料、专利材料也应按时归档。

(七)基建档案

项目竣工验收后应及时整理归档,有电子文件(如图纸等)的一并归档。

(八)校内报刊

校内各类报刊归档时需一并移交电子版,如《广东财经大学报》《广财青年》《广财图苑》《纳税服务研究》等。

(九)奖状与证书

校内教职工及学生获得的省级以上奖励奖状或证书,各单位应将复印件(加盖公章)及电子照片收集齐全并移交综合档案室。

(十)声像档案

由教师发展与教育技术中心暂时保管的声像类档案,应及时做好日常的收集、整理及立卷归档工作,每年末在南大之星档案管理系统中录入详细的文字说明。

由于疫情影响,各学院目前未安排2020届毕业生拍摄毕业合照。如学院后期组织补拍,应及时收集本单位本科生、研究生毕业生合照,将班级合影、年级合影及相应材料的电子版同时移交归档。集体照如以班级为单位,大小应为8R,装订的地方不能有金属物;如以年级为单位,长度不得超过90CM。照片正面应标注学院(研究生培养单位)、专业(班级)、年级信息,且背面附人员名单。

(十一)2020届本科优秀论文

包括毕业论文(设计)、开题报告、指导记录表、答辩(评议)记录表、维普论文检测报告—原文对照报告等,纸质版及电子版一并归档。各学院本科生优秀毕业论文归档材料档号分配情况见附件1,具体归档要求及录入说明详见附件2

(十二)新冠肺炎疫情防控工作档案

凡在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种门类和载体的记录(包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等)均应按规定移交,归档要求详见《关于开展新冠肺炎疫情防控工作档案材料归档的通知》(粤财大办〔202010号)。

(十三)其他归档文件

各单位对尚未列入有关归档范围的文件,会同档案室鉴定后确定有保存价值的文件也必须归档。

三、时间安排

1.一般性的文件材料于2020630前移交。

2.2020届本科生优秀毕业论文的接收时间为2020629-710日。

3.继续教育学院学籍成绩单的接收时间为当年9—10月,普教学籍成绩单的接收时间为次年的3—5月,研究生学位档案的接收时间为当年12月份至次年3月份。

4.财务档案、教育技术中心声像分室档案的移交时间按相关的档案管理规定执行。

各单位必须将文件材料收集整理完整,使用“南大之星”档案管理系统录入文件移交目录,并把文件实体和一式两份移交目录交综合档案室核对验收。

如单位撤并或重新组建且兼职档案员有变动的,主管领导须重新指定专人负责收集整理归档文件,确保文件归档工作圆满完成。

联系人:吕  杏  任增森  钟奕思  翁晓芬

联系电话:020-84096833

联系地址:原图书馆三楼综合档案室


附件:1.2020届本科生优秀毕业论文对应档号

2.本科生优秀毕业论文归档要求及录入说明



广东财经大学校长办公室

202063


附件1:2020届本科生优秀毕业论文对应档号.doc

附件2:本科生优秀毕业论文归档要求及录入说明.doc