第一章 总 则
第一条 为了规范学校电子文件的归档与管理，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，为教学、科研和学校党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》以及有关政策法规，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法下列术语的含义分别为：
（一）电子文件：指学校在教学、科研、党政管理和各项活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。
（三）在线归档：指将应归档的电子文件通过计算机网络直接向档案部门移交的过程。
（四）离线归档：指将应归档的电子文件下载到脱机载体上向档案部门移交的过程。
（五）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（六）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（七）真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性：指电子文件内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
第三条 电子文件归档与管理应当遵循电子文件的形成特点和规律，维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，便于电子文件的科学保管和长期有效利用。
第四条 电子文件归档与管理工作应当做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收电子文件归档与管理工作。
第二章 电子文件管理机构及职责
第五条 综合档案室负责对学校电子文件归档管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。
第六条 学校各单位在开发或改造本单位业务办公系统时，应事前与综合档案室协商，确定系统接口需求，以满足电子文件“实时捕获”等管理要求。
第七条 学校电子文件的形成、运转、整理、归档等工作由承办的业务部门负责；电子文件归档管理、鉴定保管和开发利用等工作，由综合档案室负责，电子文件形成部门提供协助和支持。电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由综合档案室负责。
第八条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。综合档案室应配备与其他部门相兼容的计算机及软、硬件系统设备，以保证归档电子文件能够有效识读。档案人员应忠于职守，熟悉业务，并具备必要的计算机专业知识，掌握相关技能。
第三章 电子文件的归档和移交
第九条 综合档案室应有计划组织开展电子文件鉴定工作，检验电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性，确定其密级、归档范围和划分保管期限。
第十条 电子文件的保管期限和密级划分，参照国家关于纸质文件归档的有关规定和学校档案管理规章制度执行。
第十一条 电子文件归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会等类别文件材料，各类文件材料归档范围参照《广东商学院各类档案管理实施细则》。与电子文件相应的软件、背景信息和元数据应一并归档，以保证归档电子文件的完整性。归档的重点包括：
（一）公文电子文件：在学校使用办公自动化系统进行公文处理前，党委办公室和校长办公室的发文、总结（含各二级单位总结）、会议纪要、大事记等最终打印稿；在学校实行办公自动化后，办公自动化系统中形成的电子公文及其元数据信息。
（二）出版物电子底稿：学校各单位各种正式或非正式出版物、展览展版等电子底稿。如学校校报、学报、学校招生宣传资料、学校宣传图册材料、科研处成果汇编、科研论文、论著目录汇编、学校年鉴、概要、校史文件汇编、历年毕业生纪念册、校庆出版物电子版等。
（三）管理数据：学校各管理部门的各种业务管理系统中的数据。如每年招生录取信息、毕业生毕业学位信息、毕业生就业信息、毕业生在读期间学习成绩、学生四六级考试成绩、教职工等人员变动情况、工资历次变动数据、科研成果数据、招投标数据等管理数据。
（四）数码照片：宣传部、工会、团委及其他单位记录职能活动的数码照片、各学院历届毕业生合照及名单、历年学位授予仪式照片。
（五）视频、音频和多媒体电子音像：本校拍摄或录制的学校重大活动的录音录像、重大会议的会议录音。如历年学位授予仪式录像、学校申请更名的宣传片、党委会、校长办公会会议录音、精品课程等录像材料。
（六）图形电子文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件。如用CorelDRAW设计的单位电子标识图、CAD设计建筑物图纸、学校规划图电子版等。
（七）网页电子文件：学校及各单位每次网页更新的设计稿、定期收集的学校网页信息。
（八）宣传汇报材料：各部门制作的宣传展板电子定稿；学校及各单位领导汇报工作时辅助使用的PPT幻灯片、产品演示、广告宣传的电子版幻灯片。
（九）传统档案数字化形成的电子文件：传统照片档案的扫描件、历年发文扫描件、对学校各种科研结项证书、专利证书和奖励证书扫描而形成的电子文件和对实物档案拍照形成的数码照片。
（十）对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的其他电子文件。
第十二条 电子文件归档应当符合下列要求：
（一）电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档。采用定期归档的，文件归档时间按照《广东商学院档案管理办法》规定的各类档案归档时间执行。
（二）归档电子文件的保管期限划分准确。
（三）电子文件及其元数据应当同时归档。
（四）电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认。
（五）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。
（六）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档，并使电子文件与相应的纸质文件内容及表现形式保持一致。
第十三条 电子文件归档可以采取在线归档和离线归档两种方式。业务办公系统与档案管理系统相连接的部门，电子文件办理完毕后，采取在线归档方式。业务办公系统没有与档案管理系统相连通的部门，或者根据国家保密法规定的不能在网上传输的电子文件，在电子文件办理完毕后，采取离线归档方式。
第十四条 电子文件采用在线归档的，形成部门应对办理完毕的电子文件及时注明标识，完善著录项，提交元数据，将电子文件数据通过系统接口传输到档案管理系统。归档电子文件存储在档案管理服务器上，并采取备份措施。
第十五条 对于采用离线归档的电子文件，综合档案室应当按照规定的项目对电子文件进行检验和鉴定，包括：
（一）载体外观检验，如载体有无划痕、是否清洁等；
（二）病毒检验，如是否有病毒等；
（三）电子文件真实性、完整性、有效性鉴定及检测；
（四）技术方法与相关软件说明资料检验，如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。
第十六条 归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。
第十七条 综合档案室应当定期把经过鉴定已归档的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上。对于加密电子文件，应当在解密后再制作拷贝。
（一）存储归档电子文件的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（二）存储归档电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、年度、类别号、密级、保管期限、存入日期、数据量、运行环境等，归档电子文件载体应设置成禁止写操作的状态。
第四章 电子文件的保管和利用
第十八条 电子文件形成部门和综合档案室应当配备电子文件管理、利用的设施设备。
第十九条 电子文件保管应当符合下列要求：
（一）严格执行安全保密管理制度，采取防范对策，防止非法访问、非法操作、病毒侵害和设备损坏等，确保归档电子文件的安全。
（二）定期对电子文件的保管情况、可读取状况及处理设备的更新情况等进行测试、检查，发现问题及时处理。
（三）电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当将其及时迁移、转换。
（四）电子文件应当实行备份制度。
（五）根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件。
第二十条 反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。
第二十一条 加强电子文件利用基础设施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息资源共享，保证电子文件在规定范围内得到方便快捷的利用。
第二十二条 应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并采取有效措施确保电子文件不受损害。
第二十三条 归档电子文件提供利用时，利用手续按照纸质档案利用规定办理。未经批准任何单位和人员不允许擅自复制归档电子文件。
第二十四条 通过网络提供利用电子文件时，需控制知情范围的，应设置身份认证、访问权限等控制措施。
第二十五条 归档电子文件的销毁，参照纸质档案的有关规定办理，应当履行审批手续；涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。销毁保密电子文件时应连同存储载体一同销毁，并在网络上彻底清除。所销毁的电子文件由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十六条 综合档案室应按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第五章 奖励与惩处
第二十七条 对在电子文件管理工作中取得突出成绩的部门或者个人，综合档案室提请学校给予表扬和奖励。
第二十八条 对于违反国家《电子文件管理暂行办法》及相关法律法规的行为，由学校根据规定予以处罚，并报广东省档案局和省教育厅备案。
第六章 附 则
第二十九条 本办法由综合档案室负责解释。
第三十条 本办法自颁布之日起执行。
