广东财经大学教学类档案管理实施细则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校教学类档案工作情况，制定本细则。

第二条  教学档案管理基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像等各种载体材料均属教学档案。

（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。学校教学档案是衡量本学校教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部份，必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

（五）各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作，并相应配备兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并定期整理、按时将具有保存价值的文件材料移交学校综合档案室统一管理。

第三条  教学档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1.归档的教学文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。

2.归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料，包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。

3.归档的教学文件材料，具有相关电子文件的，应将电子文件及相应软件、背景信息、元数据一并归档，以保证其真实性、完整性、有效性。

（三）不归档的文件材料

1.上级有关教学的普发的（非专指学校）、不办的文件；

2.上级有关教学的未定稿的文件；

3.重份文件；

4.无查考利用价值的事务性临时性文件；

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

6.校内其他单位发来的文件；

7.与校外单位交换来的无参考价值的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

第四条  教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.在布置新学年工作时，各学院、系（部）、教学管理等部门领导应同时向办公室主任、教学秘书等本部门相关人员布置形成积累教学文件材料的任务和要求。

2.教务部门向各学院、系（部）及相关部门发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表（卡），以达到归档材料规范化。

3.各学院、系（部）及相关部门兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

4.综合档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

5.归档的教学文件材料必须使用黑色签字笔等耐久材料书写，字迹工整、清晰，格式统一，签名、盖章等手续完备。

6.归档的教学文件材料应为原件。因故无原件的，可将具有凭证作用的文件材料归档。

7.教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况，酌情增加副本。

8.各单位除了收集、积累纸质文件材料外，同时也要收集、积累相关电子文件等其它载体文件材料。

（二）整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各学院、系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向学校综合档案室归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过50页（教学案卷因经常利用复印，应以组薄卷为宜）。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件按永久、30年、10年顺序排列。

4.每件文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的要求排列。

5.不同载体形式的文件材料应分别排列，按载体类型编制档号，并在卷内文件目录中注明参见号。

6.文件材料一律拆除金属物，用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。

7.凡是文件材料未注明标题的应另制封面，注明题名、责任者、时间。

8.各种材料大小均为A4纸，图纸按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

9.纸质文件按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

10.卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目、编制件号。档号章的位置在每件文件首页的右上角。

11.填写卷内文件目录及备考表。

12.凡按规定归入其他类档案的，如教师业务档案中专著归入出版类、科研成果归入科研类的，应在卷内文件目录中注明相应类目的档号。

13.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学校保密委员会确定。

14.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1.移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正移交。

2.在移交纸质文件材料时，相关电子文件及其它特殊载体文件材料应一并移交。

3.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

4.教学综合管理文件次年5月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）于次年6月前一次性归档。

第五条  教学档案的管理

（一）学校综合档案室负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

（二）教学档案的保管期限，分为永久、定期两类。定期分为10年和30年两种。保管期限和保密期限已满的教学档案由学校档案鉴定小组鉴定。

（三）教学档案的补充和修改。

1.各学院、系（部）和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学校综合档案室补充归档。

2.凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准并出具书面意见。未经批准，不得修改任何文件材料。

第六条  教学档案的开发利用

（一）学校综合档案室应编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编等，积极为学校和社会服务。

（二）教学档案的查阅按《广东财经大学档案利用管理办法》、《广东财经大学学生学籍档案利用管理办法》执行。

第七条  本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第八条  本细则自发布之日起施行。

    附件：广东财经大学教学类档案归档范围和保管期限表

附件

广东财经大学教学类档案归档范围和保管期限表

JX11  综合

JX12  学科与实验室建设

JX13  招生

JX14  学籍管理

JX15  课堂教学与教学实践

注：校级教学研究项目课题文件材料包括立项通知、开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告及相关原始材料，具体保管期限及整理归档要求见《广东财经大学教研项目档案管理实施细则》。

JX16  学位

注：研究生学位论文及评审和学位授予材料含研究生学位论文、开题材料、学位申请材料、学籍表（卡）、个人培养计划书、成绩登记表、实习材料、答辩表决票、中期考核表等材料，具体保管期限及归档整理要求见《广东财经大学研究生学位档案管理实施细则》

JX17  毕业生

注：毕业生相片（集体留影）入声像档案照片类

JX18  教材

附录：存各教学单位的档案