第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校声像载体档案工作情况，制定本细则。
第二条 声像档案工作的基本原则
（一）凡反映学校教学、科研、学校管理和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音、录像、光盘、磁盘、胶片等）及其相配套的文字材料均属声像档案。
（二）声像档案的主体是声像载体材料，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
（三）学校声像档案均为学校财产，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。
（四）声像档案工作必须纳入学校党政管理、教学、科研、外事等各项工作计划、管理制度之中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步进行，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
第三条 声像档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的声像载体材料，必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的声像载体材料，必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理，重要会议及重大活动，教学、科研、设备活动，外事活动，文艺、体育活动，校园建设，成果、荣誉，人物以及其它等方面。具体范围见附件。
2.归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
3.归档的声像载体材料，同一内容具有多份载体形式的，应将各种载体一并归档，以保证归档材料的齐全完整。例如：有底片的照片，照片和底片应同时归档；数码照片的电子版本与冲洗后的纸质版一并归档。
第四条 声像档案的归档要求与立卷方法
（一）形成积累
1.声像材料的形成，应能较好地反映事件的主要内容和真实面貌，做到载体质量优良。需归档的照片、图像、视频、音频等文件，应附以文字说明。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等，表述应准确、简练。
2.声像档案采取归口收集整理的办法。学校各党群管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位根据声像档案的归档范围，收集与本单位有关的声像材料等，按时向综合档案室移交。
（1）单一单位制作项目文件材料和声像制品的，由制作项目的单位立卷归档。
（2）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。
（3）外单位制作的反映学校活动的声像载体材料，由分管的职能部门负责征集或委托征集。
3.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套声像材料。
4.各单位兼职档案员对收集的声像载体材料，应按规定程序进行系统整理后向学校综合档案室移交。
5.综合档案室负责检查和指导各单位声像档案的形成、收集、整理、归档工作。
（二）整理组卷
1.声像材料按制作项目分类，各类声像载体与配套的文件材料必须同时进行整理立卷，以保持其有机联系和便于查考利用。声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。
2.根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一种内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
3.照片及底片要有文字说明，说明的格式包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明等要素，文字说明的内容应简明概括、准确反映照片的基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素尽可能齐全，主要人物需标明位置，照片号及底片号（底片号要标明张号，无底片的为空），中间以“/”分隔。照片说明以统一格式，在略小于照片的白纸上打印，与照片一并归档。其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
4.整理组卷时，应检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘贴，生霉、受潮的，要及时冲淡、风干。
5.声像文件材料应使用符合规范的专用盒、册等装具保存。
（三）归档验收
1.声像档案原则上与相应的各类档案一并按自然年度归档，每年5月底前移交上年应归档的声像材料。
2.声像档案原则上由形成部门兼职档案员统一向学校综合档案室归档，办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
第五条 声像档案的管理
（一）移交归档后，在部门立卷的基础上，综合档案室对声像档案分门别类，进行加工整理、登记、编目，统一管理。
（二）综合档案室根据学校各项活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。
（三）做好声像档案的保护。根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，满足装具、装备、库房保管要求，进行科学的管理。
（四）定期检查声像档案，及时修复破损的声像档案，保证声像档案的完好。
（五）特殊载体声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
（六）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
（七）声像档案的保管期限和保密期限已满的，由学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。
第六条 声像档案的开发利用
（一）综合档案室应积极开展利用工作，编制各种分类目录和专题目录，对声像档案信息资源进行加工、整理，提高开发利用声像档案的能力。
（二）声像档案的查阅按《广东财经大学档案利用管理办法》执行。
（三）对经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制，以方便利用、保护原件。
（四）母带（片）一般不借出，特殊情况需按综合档案室规定经过批准手续。
第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第八条 本细则自发布之日起施行。
附件：1.广东财经大学声像载体档案二、三级类目代号简表
2.广东财经大学声像载体档案归档范围和保管期限表
附件1
广东财经大学声像载体档案二、三级类目代号简表
代 码 | 二级类目 | 三级类目 |
11 综合 | ||
12 照片 | 11 综合管理 12 党群、行政管理 13 教学、科研活动 14 外事活动 15 文艺、体育活动 16 校园建设与资产管理 17 成果、荣誉 18 人物及纪念性集体合影 19 其它 | |
A | 13 录音带 | 同上 |
V | 14 录像带 | 同上 |
L | 15 幻灯片 | 同上 |
RP | 16 磁盘 | 同上 |
F | 17 影视胶片 | 同上 |
M | 18 缩微胶片 | 同上 |
RG | 19 光盘 | 同上 |
附件2
广东财经大学声像载体档案归档范围和保管期限表
SX12 照片档案归档范围和保管期限表
SX1211综合管理
参照各大类档案综合管理类的归档范围和保管期限
SX1212 党群、行政活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校党代会、职代会（工会）、团代会、学生会照片 | 永久 |
2 | 学校较重要的工作会议（科研学术会议除外）照片 | 永久 |
3 | 上级有关部门在学校召开的各类会议照片（较重要的） | 永久 |
4 | 学校表彰先进、劳模报告会等照片 | 永久 |
5 | 上级领导来校视察活动照片 | 永久 |
6 | 校庆活动、重大庆典照片 | 永久 |
7 | 学校节日纪念活动照片 | 永久 |
8 | 兄弟院校来校参观的（较重要的）照片 | 永久 |
9 | 学校各种展览、陈列照片 | 永久 |
SX1213 教学、科研活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校召开的各类科研、学术会议和学生交流会（较重要的）照片 | 永久 |
2 | 学校历届开学、毕业典礼、毕业答辩会议照片 | 永久 |
3 | 教学评估、教学工作检查的照片 | 永久 |
4 | 外单位来校参观、进行学术交流的照片 | 永久 |
5 | 学生先进事迹、奖助学金发放仪式照片 | 永久 |
6 | 招生、就业工作照片 | 永久 |
7 | 德育教育、政治思想工作照片 | 永久 |
8 | 军训活动、学生社会实践活动照片 | 永久 |
9 | 教学管理工作照片 | 永久 |
SX1214 外事活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 国际学术交流活动照片 | 永久 |
2 | 学校人员出访外国活动照片 | 永久 |
3 | 外国友人、外国机构来访照片 | 永久 |
SX1215 文艺、体育活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校各类大型文艺活动照片 | 永久 |
2 | 校运会及各类大型体育运动活动（较重要的）照片 | 永久 |
SX1216 校园建设与资产管理
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校建筑奠基、落成典礼照片 | 永久 |
2 | 基建项目开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、建造过程中的重要环节、竣工验收照片 | 永久 |
3 | 学校原貌照片 | 永久 |
4 | 校园风景照片 | 永久 |
5 | 学校各类建筑物照片 | 永久 |
6 | 学校各类重要资产设备照片 | 永久 |
7 | 重要资产设备验收现场照片 | 永久 |
SX1217 成果、荣誉实体照片
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 科研成果实物照片 | 永久 |
2 | 荣誉证书（较重要的）照片 | 永久 |
3 | 锦旗、奖品（较重要的）照片 | 永久 |
SX1218 人物、纪念性集体合影
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校领导的工作、生活照片 | 永久 |
2 | 知名教授、校友照片 | 永久 |
3 | 学校开学、毕业师生合影 | 永久 |
4 | 会议代表合影（较重要的） | 永久 |
5 | 领导人物合影、学校历届领导人照片 | 永久 |
6 | 党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影 | 永久 |
7 | 各类纪念性集体合影（较重要的） | 永久 |
SX1218 其它
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学校发生的重大事件、事故的照片 | 永久 |
2 | 发生的非正常情况和现象的照片 | 永久 |
3 | 其它有重要保存价值的事件的照片 | 永久 |
备注：
1.录音带〔SX13〕、录像带〔SX14〕、光盘〔SX19〕的以及其它声像载体档案的归档范围和保管期限参考照片档案的归档范围和保管期限表。
2.声像载体内容如无法考证形成年度，则归入整理年度编制年度号。
