第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《基本建设项目（工程）档案验收办法》、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《高等学校档案管理办法》等法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本细则。
第二条 基建档案工作的基本原则
（一）学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等各种文件材料，均属基本建设类档案（以下简称“基建档案”）。
（二）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
（三）学校基建管理部门应明确一名负责人分管基建档案工作，并确定专（兼）职档案员，负责基建文件材料的收集、整理、立卷和定期向学校综合档案室移交等工作。
（四）基建档案工作是基建活动的重要环节，必须实行“三纳入”，即：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。
（五）基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理，即：项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。
（六）把基建档案工作列入学校基建工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，努力实现基建档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。
（七）基建档案电子文件与纸本同时归档。
第三条 基建档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。
2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的基本文件材料，必须遵循其自然形成规律、保持有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、监理文件、生产技术准备、试生产以及基建概算、预算、决算、器材管理等。具体范围见附件。
2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸的纸质版及电子版。
（1）工程建设准备阶段的归档重点包括：工程建设前期阶段全部规划审批材料（规划、消防、防疫、环保、环卫等部门的审批意见、土地征用批准文件、土地红线图、拆迁补偿协议等）、地质勘察材料、规划设计材料。
（2）工程施工阶段的归档重点包括：设计变更材料、地基和基础工程材料、隐蔽工程验收记录以及地下管道、电缆、通讯线路等工程施工资料。
（3）竣工验收阶段的归档重点包括：各种竣工验收文件（环境检测报告、消防验收报告、质检验收报告等）、竣工图。
（三）不归档的文件材料
1.上级机关有关基建工作的普发性（非专指学校）、不需要办理的文件材料；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.重份文件和重份图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件；
5.校内其他单位发来的文件材料；
6.与校外单位交换来的文件材料；
7.未定稿的文件材料。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
第四条 基建档案的归档要求与立卷方法
（一）形成积累
1.学校基建管理部门在接到基建工程项目后，在布置工作计划的同时要布置形成积累基建文件材料的任务，指定专人担任专（兼）职档案员，并且负责向各施工单位发放基建文件材料归档须知、归档范围等，明确工程项目建档工作的重要性和立卷归档的要求。
2.学校在与有关单位签订建设工程项目设计、勘察、施工、监理等合同、协议时，应设立专门条款以明确有关方面提交相应项目文件材料以及所提交文件材料的整理、归档责任，保证基建项目材料的齐全完整，如不能提供完整的基建档案，将不予进行结算。由基建管理部门负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位积累和整理本单位形成的项目文件材料。
3.基建工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的项目文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料；由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的项目文件材料，交基建管理部门汇总、整理。
4.基建管理部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。要检查设计、施工单位的基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
5.工程项目建设过程中，各单位使用基建文件材料时不允许随便进行更改，如要更改，必须填写“变更通知单”，并履行批准手续。
6.归档的基建文件材料格式要统一，必须使用耐久性强的载体材料和书写材料，字迹工整，图像清晰，签字盖章手续完备。归档的底图，格式必须按国家制图标准绘制完成；归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
7.归档时必须有竣工图，工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位要做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
8.基建文件材料一般归档一份（原件），凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。
9.凡使用计算机辅助管理的单位必须保证在工程建设过程中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性。
10.基建管理部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累、整理工作，并定期对工程项目文件材料的形成、积累和整理等工作进行检查。
11.基建管理部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图，并整理、立卷移交学校综合档案室。
12.学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，有关部门必须负责拍照后才能动工，照片应同施工后的材料一同归档。
13.综合档案室应加强对小型基建工程项目档案的管理，根据实际情况采取相对简化的管理措施，责成有关方面把主要的和关键性的材料归档，妥善保管。
14.各单位的负责人或专（兼）职档案员调动工作时，应做好工程项目文件材料的清理移交工作。
（二）整理组卷
1.基建项目结束后（含最终完成、阶段完成），基建管理部门分管基建档案工作的负责人组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作，勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等负责各自职责范围内的基建文件材料的整理组卷工作。
2.遵循基建文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料一般按问题组卷，排在整个项目首卷，其余材料按工程建设阶段、分部工程、文件性质等特征分别组成案卷，图纸按专业组卷。
3.卷内文件排列一般文字材料在前，图样在后，如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，则图纸在前，文字材料在后。文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷，每一类别的图纸按照图纸目录或图纸编号排列，更改图应排列在被更改图之前。
4.拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修补。
5.幅面大于卷皮（盒）的文件材料要适当地折叠，蓝图统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图不装订。（图纸折叠方法可参考《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89））
6.基建管理部门负责组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。编写页（件）号，填写卷内目录和备考表，草拟案卷封面各栏目，经综合档案室审查后填写案卷封面,确定保管期限、密级。保管期限见附件。
7.工程技术人员填写归档说明，交基建管理部门分管档案工作的负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之前。
8.基建档案中的特殊载体材料（包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等），除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷，专柜保管，按载体类型编制档号，并在卷内文件目录中注明参见号。整理方法请参见《广东财经大学声像类档案管理实施细则》。
9.各单位除了收集纸质文件材料，同时也要收集相关的电子文件，电子文件收集、整理的具体要求请参照《广东财经大学电子文件归档与管理办法》。
10.基建管理部门的兼职档案员登录学校的档案管理系统进行网上著录。
（三）归档验收
1.档案人员（学校综合档案室专职人员或委托基建部门兼职档案员）必须是基建项目验收小组成员，会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。
2.基建项目初步验收前，基建管理部门组织监理、施工、设计及使用等有关单位的项目负责人和工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作，并形成自检报告；监理最后提出审核意见。
3.初步验收时，在验收主管单位组织下，基建部门检查工程项目档案的归档情况，检查、评估档案材料的完整、准确、系统性情况后，出具初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。设计、施工等单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。
4.建设项目在验收前，档案人员对准备归档的基建文件材料进行初步验收后，出具证明，方可组织工程竣工验收。
5.竣工验收时，应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价并有档案人员签名。
7.归档时间：基建综合管理性文件应在次年3月底前归档，基建项目在通过竣工验收且办理完成工程结算后3个月内归档。
8.填写《基建档案移交书》一式两份，连同案卷经学校综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
第五条 基建档案的日常管理
1.学校综合档案室负责对基建档案的接收，并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。
2.基建档案保管期限分为永久、定期，定期分为10年、30年。定期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
3.对保管期满的基建档案必须经学校档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料，必须办理审批手续、并登记造册后方可处理。
4.工程项目档案归档后，在建筑物改建、扩建、维修中所产生的基建文件材料，由学校基建管理部门负责整理，并向学校综合档案室补充归档。
5.综合档案室负责对补充归档的基建文件材料及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内文件目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
6.已经归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查单，经基建部门分管负责人审批同意后方可更改，并要在档案备考表内写明更改原因和时间。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。
第六条 基建档案的开发利用
1.积极开展利用工作，编制检索工具，定期编制基建档案汇编和编辑参考资料，更好地为利用者服务。
2.查、借阅基建档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理查、借阅手续，借阅档案用完后及时归还，并对借阅档案材料的安全、保密负责。
第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第八条 本细则自发布之日起施行。
附件：广东财经大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
附件
广东财经大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 基建综合管理材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级有关基建工作的文件 | 30年 |
2 | 学校关于基建问题的请示、报告及批复 | 永久 |
3 | 基建工作规章制度 | 30年 |
4 | 基建工作计划、总结、简报 | 30年 |
5 | 基建工作总体规划 | 永久 |
6 | 基建工作年度（季度）总结、统计报表 | 永久 |
7 | 基建工程财务预算、决算及上级批复 | 永久 |
8 | 综合性征地、换地、让地文件材料 | 永久 |
9 | 全校性总体规划、设计总平面图 | 永久 |
10 | 水、电、气、管道线路分布图 | 永久 |
11 | 地质勘察、地形测量材料 | 永久 |
12 | 其他有关基建工作的文件材料 | 30年或10年 |
JJ12 单项工程材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
一、可行性研究 | ||
1 | 项目建议书及上级批复 | 永久 |
2 | 可行性研究报告（含选址、方案论证） | 永久 |
3 | 项目评估、环境预测、调查报告 | 永久 |
4 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 |
二、设计基础 | ||
1 | 工程地质、水文地址、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告及重要土、岩样、说明 | 永久 |
2 | 地形、地貌控制点及建筑物、构筑物、重要设备安装的测量定位观测记录 | 永久 |
3 | 水文、气象、地震等其他设计基础材料 | 永久 |
三、设计文件 | ||
1 | 初步设计、技术设计或扩初设计 | 永久 |
2 | 技术秘密材料、专利材料 | 永久 |
3 | 设计计算书、设计说明书 | 30年 |
4 | 关键技术实验 | 永久 |
5 | 总体规划设计 | 永久 |
6 | 设计评价、鉴定及审批 | 30年 |
7 | 施工审查图 | 30年 |
四、工程管理文件 | ||
1 | 征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书 | 永久 |
2 | 承包合同、协议书，招标、投标、租赁文件 | 永久 |
3 | 施工执照（许可证） | 永久 |
4 | 环保，消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 | 永久 |
5 | 产权证书 | 永久 |
6 | 建设前原始地形、地貌状况图、照片及拆除原有建筑物照片 | 永久 |
五、施工 | ||
（一） | 土建施工文件 | |
1 | 开工报告、工程技术要求，技术交流、图纸会审纪要 | 10年 |
2 | 施工组织设计、施工方案、施工计划，施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 | 30年 |
3 | 材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 30年 |
4 | 建筑材料实验报告 | 30年 |
5 | 设计变更通知，工程更改洽商、材料仿用核定审批 | 永久 |
6 | 土建施工定位测量地质勘察 | 永久 |
7 | 土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图 | 永久 |
8 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 |
9 | 工程记录、测试、深陷、位移、变更观测记录，事故处理报告 | 永久 |
10 | 分项、分单位工程抽量检查、评定 | 30年 |
11 | 交工验收记录表证明 | 30年 |
12 | 竣工报告、竣工验收报告 | 永久 |
（二） | 设备及管线安装施工文件 | |
1 | 开工报告、工程技术要求，技术交流、图纸会审纪要 | 10年 |
2 | 设计变更、工程更改商洽单，材料、零部件、设备代用审批 | 30年 |
3 | 焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录 | 30年 |
4 | 隐蔽工程检查验收记录 | 30年 |
5 | 强度、密封性实验报告 | 30年 |
6 | 设备调试记录 | 10年 |
7 | 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 30年 |
8 | 系统调试、实验记录 | 30年 |
9 | 管线清洗、通水、消毒记录 | 10年 |
10 | 管线标高位置、坡度测量记录 | 30年 |
11 | 中间交工验收记录证明，工程质量评定 | 30年 |
12 | 竣工报告、竣工验收报告 | 30年 |
13 | 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工措施 | 30年 |
（三） | 电气、仪表安装施工文件 | |
1 | 开工报告，工程技术要求，技术交流、图纸会审纪要 | 10年 |
2 | 设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批 | 30年 |
3 | 调试、整定记录 | 30年 |
4 | 性能测试和校核 | 30年 |
5 | 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 | 30年 |
6 | 中间交工验收记录，工程质量评定 | 30年 |
7 | 竣工报告，竣工验收报告 | 30年 |
8 | 操作、联动试验 | 10年 |
9 | 电气装置交接记录 | 10年 |
六、竣工验收 | ||
1 | 竣工验收报告 | 永久 |
2 | 全部竣工图纸 | 永久 |
3 | 质量评审材料 | 永久 |
4 | 工程现场声像材料 | 永久 |
5 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 |
七、监理文件 | ||
1 | 监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划等 | 30年 |
2 | 监理月报 | 30年 |
3 | 会议纪要 | 30年 |
4 | 进度控制资料 | 30年 |
5 | 质量控制资料 | 30年 |
6 | 造价控制资料 | 30年 |
7 | 分包资质资料 | 30年 |
8 | 监理通知 | 30年 |
9 | 合同其他事项管理资料 | 30年 |
10 | 监理工作总结 | 30年 |
八、基建财务，器材管理 | ||
1 | 工程概算、预算、决算 | 永久 |
2 | 支付使用的固定资产 | 永久 |
3 | 财务计划，年度计划 | 10年 |
4 | 主要材料消耗，器材管理 | 10年 |
九、生产技术准备，试生产 | ||
1 | 技术准备计划 | 10年 |
2 | 试生产管理，技术责任制 | 30年 |
3 | 试车方案，产品技术参数、性能图纸 | 10年 |
4 | 设备试车、验收、运转、维护记录 | 30年 |
5 | 安全操作规程，事故分析报告 | 30年 |
6 | 技术培训材料 | 10年 |
7 | 工业卫生、劳动保护材料 | 30年 |
备注：
1. 基建档案按三级类目管理，JJ[12]为随机号，随工程项目档号递增；JJ[1211]为工程准备阶段文件；JJ[1212]为设计文件；JJ[1213]为施工文件；JJ[1214]为竣工图；JJ[1215]为竣工验收文件；JJ[1216]为监理文件；JJ[1217]为修缮、附属工程文件。
2. 各工程项目竣工后的修缮工程均归入该项目档案中，其档号接续该项目档号排列。
