第一条 根据《中中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和文件精神，结合学校实际，制定本细则。
第二条 科研档案管理基本原则
（一）学校从事科研管理以及在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料，均属科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）。
（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。
（三）学校各有关业务部门，必须有一名负责人分管科研档案工作，并确定兼职科研档案人员，负责本单位科研档案的收集、整理、立卷，并归口科研管理部门集中向综合档案室移交。
（四）科研档案必须实行“三纳入”，即：纳入科研计划、规划；纳入科研管理各项管理制度；纳入领导和有关人员的职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，并作为考核科研工作质量和管理水平的依据之一。
（五）实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与相关科研课题归档情况的证明材料同步。
（六）把科研档案工作列入学校科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，努力实现科研档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，为学校科研工作和社会发展服务。
（七）科研档案电子文件与纸本文件同时归档。
第三条 科研档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。
2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
4.由学校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。由校内几个单位协作完成的项目，各有关单位要相互配合，整理好本单位承担的须归档的科技文件材料，由主持单位的科研人员归档。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应提供承担课题部分的有关案卷目录给主持单位。
5.学校与国外合作的研究项目，归口学校科研管理职能部门总体工作，学校外事管理部门将项目涉外文件移交学校科研管理职能部门集中归档。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理，研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件。
2.归档的重点是学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
（三）不归档的文件材料
1.上级有关科研工作的普发的（非专指高校）、不需办理的文件材料；
2.上级有关科研工作的未定稿的文件材料；
3.未生效的合同、协议书；
4.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目材料；
5.重份的文件材料；
6.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；
7.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件材料；
8.校内其他单位发来的文件材料；
9.与校外单位交换来的文件材料。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
第四条 科研档案的归档要求与立卷方法
（一）形成积累
1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
2.学校科研管理部门每年在下达课题计划的同时，应向课题组发放科研文件材料归档须知、归档范围等，明确科研项目（课题）建档工作的重要性和立卷归档要求。
3.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料，科研管理部门采取有效措施、严格把关，以确保归档的科研材料齐全完整。
4.科研部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作，并定期对科研文件材料的形成、积累和整理等工作进行检查。
5.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签章手续完备。
6.科研文件材料归档一份，原则上要求是原件（定稿），若原件已上报，则可用一份复印件（须加盖立卷单位公章）代替，原始资料则要求全部归档。
7.凡使用计算机辅助管理的单位必须保证在科研活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性，归档时必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。
8.课题负责人或者兼职档案员调动工作时，应该做好科研项目（课题）文件材料的清理移交工作。
（二）整理组卷
1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷工作。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。
2.根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料内容、价值、数量和载体形成等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
3.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
4.拆除案卷内的金属物，对破坏的科研文件材料进行修补。
5.科研管理部份的文件材料，按党、政档案要求组卷装订，并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。
6.科研文件材料中的特殊载体材料（包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等），除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷，专柜保管，按载体类型编制档号，并在卷内文件目录中注明参见号。整理方法请参见《广东财经大学声像类档案管理实施细则》。
7.各单位除了收集纸质文件材料，同时也要收集相关的电子文件，电子文件收集、整理的具体要求请参照《广东财经大学电子文件归档与管理办法》。
8.课题组在归档前做好档案鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见。保管期限分为永久、定期两类，定期分为10年和30年两种，具体参见附件。密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。
9.填写卷内目录、备考表和案卷封面。
10.由兼职档案员登录学校的档案管理系统进行网上著录。
（三）归档验收
1.科研管理部门负责集中归档工作。课题组将应归档材料交科研管理部门后，由科研管理部门向学校综合档案室归档。科研管理部门填写《科学技术档案移交书》一式两份，连同案卷向综合档案室移交，经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。
2.归档时间
（1）研究课题在鉴定验收后两个月内由课题组将应归档的科研课题材料向科研管理部门归档，科研管理部门于次年统一向综合档案室统一归档。
（2）暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。
3.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有档案人员（学校综合档案室专职人员或委托科研部门兼职档案员）参加。
4.归档时学校档案人员应对照归档材料进行审查验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校综合档案室拒绝接收和出具证明，科研管理部门不得申报成果。
第五条 科研档案的日常管理
（一）学校综合档案室负责对各类科研档案进行接收、分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。
（二）档案的补充与修改
1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向综合档案室归档，并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
2.对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经系（部）、教研室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
3.综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
（三）保管期限和保密期限已满的科研档案须经学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。
第六条 科研档案的开发利用
（一）努力开发利用科研档案，为提高学校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。
（二）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。
（三）学校综合档案室根据科研和管理工作的需要，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。
（四）在科研档案的开发利用中，必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。
（五）查、借阅科研档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理查、借阅手续，借阅档案用完后及时归还，并对借阅档案材料的安全、保密负责。
第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第八条 本细则自发布之日起施行。
附件：广东财经大学科学研究类档案归档范围和保管期限表
附件
广东财经大学科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 科研综合管理材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 科研行政管理文件材料 | 30年 |
2 | 科研计划管理文件材料 | 30年 |
3 | 科研成果管理文件材料 | 30年 |
4 | 科研经费管理文件材料 | 30年 |
5 | 申报科学基金及有关批复 | 30年 |
6 | 学会工作（学术活动）材料 | 10年 |
KY12 科研项目（课题）材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
一、科研准备阶段 | ||
1 | 开题报告与课题调研论证材料 | 30年 |
2 | 任务书、合同、协议 | 永久 |
3 | 课题研究计划、设计 | 30年 |
4 | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 10年 |
5 | 课题投资和预决算材料 | 10年 |
二、研究实验阶段 | ||
1 | 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） | 永久 |
2 | 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） | 永久 |
3 | 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） | 永久 |
4 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 30年 |
5 | 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 | 永久 |
6 | 样品、标本等实物的目录 | 永久 |
三、总结鉴定阶段 | ||
1 | 研究报告、研制报告 | 永久 |
2 | 论文、专著、工艺技术报告 | 永久 |
3 | 技术诀窍报告 | 永久 |
4 | 专家评审意见 | 永久 |
5 | 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） | 30年 |
6 | 鉴定证书 | 永久 |
7 | 课题工作总结、推广应用意见 | 30年 |
四、申报奖励阶段 | ||
1 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久 |
2 | 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 | 永久 |
3 | 专利申请书、证书原件或影印件 | 永久 |
4 | 科研成果登记表 | 永久 |
5 | 科研成果报告表 | 永久 |
五、推广应用阶段 | ||
1 | 转让合同、协议书 | 永久 |
2 | 生产定型鉴定材料 | 永久 |
3 | 推广应用方案及实施情况 | 30年 |
4 | 扩大试生产的设计文件、工艺文件 | 30年 |
5 | 对外学术交流材料 | 30年 |
6 | 成果被引用或投产后反馈意见 | 10年 |
7 | 成果宣传报道材料 | 10年 |
KY13 科研成果材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 与项目无依托关系的公开出版发行的著作、编著、教材等材料 | 30年 |
