第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本办法。
第二条 学校的档案资料主要为学校服务，也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案阅览室查阅。如确需借出时，必须办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。凡借出的档案材料，必须按要求如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规定处理。
第三条 查阅已公布开放的档案材料，学校师生员工凭工作证、学生证；校外人员须持单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证或身份证，履行登记手续后方能查阅。
第四条 学校各部门人员查阅档案，原则上只能查阅本单位形成的卷宗以及可公开的普发性文件。如确需查阅其他单位形成的档案，须写明查阅目的和查档内容，经档案形成单位负责人和综合档案室负责人批准方能调阅。
第五条 凡查阅党委会议记录、校长办公会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由本单位负责人提出查阅报告，经报请学校党委书记或校长审批后，方可进行查阅，限定性的阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得抄摘。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给综合档案室注销。
第六条 凡查阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经党委办公室、校长办公室主任或档案形成部门负责人批准；属处级干部的须经学校党委书记或校长批准。
第七条 非公开的科研、教研课题档案，原则上提供给参与课题研究工作的有关人员利用。学校其他人员和外单位查阅，须经科研处、教务处负责人签署意见，必要时报请分管校领导审批后，方能查阅；如涉及到课题的核心内容，需经课题的负责人签名同意。
第八条 借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄，档案人员应认真核对摘抄材料，经综合档案室负责人审批后，方可盖章；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。
第九条 出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
第十条 电子文件利用时采用拷贝件，利用者对归档电子文件的使用应在规定的权限范围内。
第十一条 归档电子文件的原始载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
第十二条 电子文件利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不采用互联网的方式利用；如要采用互联网的方式利用，应遵守国家和部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
第十三条 校外人员及本校毕业生利用档案，需按规定收取一定的费用。
第十四条 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。
第十五条 未经学校授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
第十六条 境外人员查阅档案，须按国家的有关规定办理。
第十七条 本办法由学校法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起施行。
