第一条为适应学校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，并为档案的计算机管理创造条件，根据《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条 编制原则
以学校全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域，记录和反映相同的性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类，尽可能地体现思想性、科学性、适用性。
学校档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、已故人员、专题、上级文件等16个一级类目。
第三条 分类结构与档案的编制
学校档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码，即年度号—分类号—案卷号（件号）。
（一）年度号由四位阿拉伯数字组成。
（二）分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成。教学、基建、声像等档案根据实际需要扩展到三级类目。
（三）一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：DQ，行政类标识符号：XZ。
（四）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”、其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
（五）案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识，如案卷下面再分件，则每个案卷的文件开头从1开始排序。
（六）档号模式：年度号—分类号—案卷号（件号）
如：1998—DQ11—１，其中1998表示该案卷的形成年度，DQ是党群类档案一级类目代号，11是二级类目代号“党务综合”。
（七）档案的实体排架
从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限，但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。档号排架采用：一级类目—年代纵向排列。
第四条 分类主表
（一）DQ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
11 党务综合（党委办公室、保密委员会、党代会、党总支、直属支部材料入此）
12 纪检
13 组织（以党委名义印发的干部任免、党员奖惩材料、党校材料入此）
14 宣传教育（学生工作入此）
15 统战（民主党派、侨联、人大代表选举材料入此）
16 工会（妇女工作材料、工代会教职工代表大会材料入此）
17 团委（学生会、研究生会、学生社团材料入此）
18 学工
（二）XZ 行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。
11 行政综合（校长办公室、校友会、校史、学院、系、所等单位综合材料入此）
12 人事（以学校名义印发的干部任免、师资培养、计划生育、离退休人员材料入此）
13 监察、审计
14 保卫、武装（军训材料入此）
15 后勤、房产、医院
16 档案、图书、文博
（三）JX 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
11 教学综合
12 学科与实验室建设
13 招生工作（接收进修教师材料入此）
14 学籍管理
15 课堂教学与教学实践（体育、计算机、英语等级考试材料入此）
16 学位工作（毕业、学位审核、发放材料入此）
17 毕业工作
18 教材
年度：综合性文件用自然年度
学籍材料用毕业年度
（四）KY 科学研究
主要包括科学研究管理和实践活动中形成的文件材料。
11 综合
12 科研项目（课题）材料
13 科研成果材料
年度：综合类用自然年度
项目用完成年度
（五）CP 产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。
11 综合
[12] 产品项目
年度：综合类用自然年度
产品项目用产品投入生产和科技开发的自然年度
（六）JJ 基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
11 综合
[12] 单项工程（修缮工程入此）
年度：综合管理用自然年度
单项工程用竣工年度
（七）SB 仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试管理、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
11 综合
[12] 仪器设备种类
年度：综合管理用自然年度
仪器设备种类用仪器设备购置的年度
（八）CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
11 综合
[12] 出版物项目
年度用出版物的出版年度
（九）WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
11 综合
12 出国（境）（政审材料、外汇经费、延长期限材料入此）
13 来校（接待外宾登记表等材料入此）
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作（外国留学生奖惩材料入此）
年度用自然年度
（十）CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11 综合（基金管理、贷款、收费入此）
12 报表
13 会计帐薄
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金、国库券材料入此）
16 涉外会计凭证、账簿
年度用财会档案形成的自然年度
（十一）SX 声像载体档案
11 综合
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
年度用声像档案形成自然年度
（十二）RW 人物类
11 综合
12 历届校级领导
13 名人
年度用人物类档案归档年度
（十三）SW 实物类
11 综合
12 题词、赠言（签到册入此类）
13 锦旗、牌匾
14 礼品、纪念品
15 奖状、奖杯、奖章
16 证件、徽章、印章
17 模型、样品
年度用实物类档案形成的自然年度
（十四）YG 已故人员
11 综合
12 已故人员
（十五）ZT 专题
学校的重大项目入此类
（十六）SJ上级文件
11 中央、省党等上级党群部门文件
12 国务院及其各部委、国家部、委、办、局文件，教育部、广东省等行政部门发文
13 上级针对我校的各项批复
注：1.以件为单位立卷，作资料保存，SJ13归档后入各
门类档案
2.“[ ]”代表随机符号
第五条 本制度由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第六条 本制度自发布之日起施行。
