广东财经大学产品生产与科技开发档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学校产品类档案工作情况，制定本细则。

第二条 产品生产与科技开发档案管理基本原则

（一）学校自行设计、试制、生产和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料、样品等，均属产品生产与科技开发档案。

（二）学校产品生产与科技开发档案是产品生产活动的真实记录，是生产力，是学校的财富，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全、方便开发利用。

（三）产品生产与科技开发档案工作是办好校办产业的重要基础工作之一，也是衡量校办产业管理水平的重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制紧密配合，纳入单位的生产管理之中。

（四）各产业由主管生产的主要领导人分管本单位产品生产档案工作，并确定一名兼职档案员，负责做好产品生产文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

（五）各产业要做到布置生产任务和计划时，同时布置产品生产档案工作要求；检查各项任务进展时，同时检查产品生产技术文件材料的形成、积累情况；总结、鉴定、验收生产项目时，同时总结、鉴定、验收产品档案。要把做好产品生产技术文件材料的形成、积累、整理立卷工作，作为生产技术人员考核、评审、奖励的依据之一。

第三条 产品生产与科技开发档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的产品生产与科技开发文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的产品与科技开发文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件。

2．归档的重点是经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

3．归档的产品生产与科技开发文件材料，具有相关电子文件的，应将电子文件及相应软件、背景信息、元数据一并归档，以保证其真实性、完整性、有效性。

（三）不归档的文件材料

1．未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

2．重份文件和重份图纸；

3．无查考价值和临时性、事务性文件；

4．未定稿的计划、制度；

5．未生效的合同、协议书。

第四条 产品生产与科技开发档案的立卷与归档要求

（一）形成积累

1．产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。

2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3．档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

4．归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。

5．归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本，蓝图、底图应各存一份。

（二）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把产品形成的文件材料，整理组卷交给技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况与积累的管理性材料整理成卷后，再移交学校综合档案室。

（三）产品生产档案立卷时，应按文件材料的自然形成规律，保持有机联系，按时间顺序系统排列，原则上相同内容的文件材料组成一卷。同一内容的文件材料数量多时分别组成若干卷。反映整个产品项目的关键材料放在首卷，底图单独存放。一个项目的文件材料少时，文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

（四）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。

（五）卷内文字材料正文在前，附件在后排列。文字材料的原稿和正文归在一起，正文在前，原稿在后。重要材料原件上有圆珠笔字迹的要复制，复制后按原件在前，复制件在后排列。

（六）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订于左侧，文件材料、图纸按A4纸规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面。底图一律平放或卷放，不能折叠。

（七）对组好卷的科技文件进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面的书写、印刷文件材料，每面均为一页，页号位置在非装订线一侧的下角。

（八）案卷标题要准确，材料作者，材料形成日期应注明。填写卷内目录和备考表，卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后。

（九）产品技术负责人应填写本产品生产档案内容简介和工作人员名单，并放在本产品档案首卷卷内目录之前。

（十）产品技术负责人对归档的案卷要拟定案卷保管期限和密级，经厂技术管理部门审定。

（十一）与产品生产档案配套的照片，底片、录音带、录像带、计算机磁盘应分别组卷，专柜保管，按载体类型编制档号，并在卷内文件目录中注明参见号。

（十二）新产品在成型鉴定前，学校综合档案室会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定、投产工作。

（十三）归档时间：

1．在产品定型鉴定、验收后两个月内，应完成立卷归档工作，半年内向学校综合档案室移交。

2．因某种原因中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

3．管理性文件材料，应在次年五月底前完成立卷归档工作。

第五条 产品生产与科技开发档案的管理

（一）学校综合档案室负责对产品生产与科技开发档案进行接收、分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）保管期限和保密期限已满的产品生产与科技开发档案，须经学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

（三）产品档案的保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年和30年两种。

（四）档案的补充与修改

1．已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单，经厂技术部门负责人批准同意，并在案卷备考表内写明修改的原因和时间，方可更改有关技术文件材料。

2．对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

3．更改一般要谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改，按协议、合同办理。更改必须履行审批手续，未经批准，任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

4．对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

第六条 产品生产与科技开发档案的开发利用

（一）定期编制本单位产品档案目录及摘要，编写各种参考资料，在单位内部提供利用。

（二）查、借阅产品档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理查、借阅手续，借阅档案用完后及时归还，并对借阅档案材料的安全、保密负责。

（三）在档案管理中，必须严格执行国家保密法、专利法等有关法律，确保产品生产与科技开发档案的安全，维护科技人员的合法权益。

（四）注意收集、登记利用产品档案后取得的经济效益和社会效益，并编印成册，广泛宣传。

第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。

第八条 本细则从公布之日起施行。

附件：

广东财经大学产品生产与科技开发档案归档范围和保管期限表

CP11   综合管理

CP12-1  销售管理

CP12-2  产品计划准备阶段材料

CP12-3  产品设计（研制）阶段材料

CP12-4  产品试制与鉴定阶段材料

CP12-5  产品生产阶段材料