第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规和文件精神,结合学校实际,制定本细则。
第二条 人物类档案管理基本原则
（一）学校人物档案包括名人档案和知名校友档案两种。
（二）人物档案是学校档案的重要组成部分,是国家和学校的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统,便于开发利用。
（三）学校人事管理部门和各学院、直属系等单位,是人物档案收集管理的职能部门,应将人物档案工作纳入人事工作计划、管理制度之中,负责落实到各部门人员的职责范围,并监督、检查执行情况,做到与布置、检查、总结、验收人事工作同步进行。
第三条 人物类档案归档的重点
（一）历任学校党政领导；
（二）珠江学者、南岭学者以及在某学科领域（包括自然科学、社会科学）有较深造诣、有突出成就的专家、学者；
（三）二级以上教授；
（四）历届全国、全省党代会、人代会代表，政协委员；
（五）省部级以上劳动模范；
（六）受到国家表彰的各类有突出贡献的人员；
（七）在全国和世界范围内具有重要影响、成绩卓著的校友。
第四条 人物档案的收（征）集内容和归档范围，包括以下几个方面：
（一）教学活动：包括主编、合编并正式出版的教材、参考资料、重要的讲义；教学实践，授课情况，教书育人事迹；培养青年教师；教学研究成果等。
（二）科研活动：包括毕生撰写的全部学术论文、学术著作、理论著作、译著的原稿、修改稿和定稿；科研成果、专利、创造发明及其应用后为社会做出贡献的记载、国内外的影响（如报刊、杂志及有关人物等对其评价、科研基地等）；参加学术讨论会材料等。另外，科研项目的科研文书材料按科研档案归档范围收集。
（三）管理活动：包括参与院、系的教学、科研和党政管理活动形成的文书材料，如重要报告、讲话、重大改革方案，以及手稿、笔记等。
（四）社会活动：包括兼任社会职务、重要讲话、报告、重要贡献、名人事迹报导等。
（五）外事活动：接待（接见）外宾谈话记录、报导；出境留学、讲学、进修、合作科研、考察、参加国际学术会议；境外科学机构授予荣誉称号及奖励等有关材料。
（六）声像材料：该人物的照片及参与各种活动（教学、科研、社会及外事等）中产生的各种照片（含底片）、录音带、录像带等。
（七）生平、传记：
1.自传性材料：自传、日记、个人回忆录等；
2.反映其生平的各类书表：如入党、入团或参加其他党派、团体的申请书、志愿书、职称评定呈报表、个人履历表、健康检查表、工资级别等；
3.各种证件：如出生证、毕业证、肄业证、结业证、党费证、学位证、工作证、代表证、技术职称证书、职务证、回国证等；
4.有关人员、专家及报刊、杂志为名人编写的传记、报告文学、事迹介绍、评价；
5.与友人、亲属、同事及其他人士的来往书信、信笺、电报、电话记录等通讯材料；
6.政府部门（学校）或团体为其举办的报告会、展览会、广播电视报导形成的材料。
（八）其他方面：包括参与上述各种活动中的重要来往信函、电报、政府或组织给予颁发的奖状、奖章、证书、聘书、任命书、委任状及领导人为名人所题的题词。
（九）已故名人的遗嘱、委托书等遗言性材料，讣告、悼词（生平）、唁电，报纸及广播电视报导等材料。
第五条 部门立卷与归档流程
(一)形成积累
1.由各相关单位按照建档对象范围提出本单位建档对象初步名单(含离退休人员和已故人员)报学校档案室,由学校综合档案室和学校有关部门核实后,确定正式建档对象名单,印发给各相关单位。
2.各相关单位档案工作负责人组织兼职档案人员按照本单位建档对象名单、材料征集范围的要求，动员本单位在职建档对象提交相关材料，汇总、整理后，移交学校综合档案室保存。同时建立长效机制，对本单位建档对象每年形成的相关材料及时收集。
3.离退休建档对象的材料，由学校综合档案室在离退休人员管理办公室的配合下预约上门征集。
4.已故建档对象的材料由其生前所在单位及其家属协助进行收集、整理后，一次性交学校综合档案室保存。
（二）立卷
1.立卷原则
（1）人物档案以人为单位进行整理，按内容的先后时间顺序组成一卷或数卷。
（2）按照档案立卷的有关要求，依次对档案进行分类、排序、编号、著录、填写备考表、装盒等整理。
（3）人物档案的案卷标题以人名为主体进行标注。
（4）人物档案的保管期限原则上为永久。
（三）整理组卷
1.根据人物文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以人物个人为主整理，按年度、内容、活动性质，分类组卷，组成一个或数个案卷。
2.案卷内文件按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。采用卷皮包装、卷盒存放保管，可以整卷装订组卷，也可以单份文件以件装订后装盒保管。
3.以案卷形式保管的人物文件材料，按顺序编排页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，一面为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以盒装形式保管的人物材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角贴上档号。
4.归档的每个案卷都要打印卷内文件目录，填写卷内备考表，卷内文件材料如有损坏或缺少等情况要加以说明（备考表及说明可由人物本人填写）。
5.如归档内容涉及已归档的其他门类档案时，可加参见卡加以说明（例如参见某类某年某卷等）。凡在国内外发表的论文，一般只归单行本或复印件，不必归整体刊物。
（四）归档验收
1.归档方式：分移交、捐赠、寄存三种。凡属归档范围内因公形成的相关材料，需按规定移交学校档案室；凡属个人所有的有保存价值的材料，本人愿意可捐赠给学校档案室；凡属个人所有，比较珍贵，本人要求保留所有权的材料，可寄存学校档案室。
2.归档的人物文件材料，必须字迹工整、图样清晰。
3.名人档案的归档，做到随到随收。
第六条 名人档案的开发利用
（一）编制检索工具，开展人物档案资料汇编，积极为利用者服务。
（二）建档对象对其档案的利用范围有权提出意见，档案室应尊重其意愿，维护其合法权益。
（三）建档对象可以无偿利用本人档案，综合档案室应积极为其提供方便。
（四）经建档对象本人同意，人物家属及其所在单位可优先利用建档对象档案；他人利用要征得本人同意或档案室许可，方可提供利用。
（五）在征得建档对象或家庭同意的情况下，学校档案室可适时进行人物档案展览和相关专题的深度编研工作。
第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第八条 本细则自发布之日起施行。
