第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校档案是指建校以来，在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划之中，对全校综合档案实行集中统一管理。
第四条 学校应把归档工作列入议事日程，必须做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条 学校档案工作由分管校长办公室工作的校领导负责，其他的校领导要检查、督促所分管的职能单位做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第二章 机构设置与主要职责
第六条 学校党委办公室、校长办公室下设综合档案室，业务上受广东省档案局和省教育厅监督、指导、检查。综合档案室既是学校档案工作的职能管理单位，又是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。
第七条 学校综合档案室的主要职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。
（二）制定和组织实施学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实。
（三）负责规划、协调全校档案工作，并负责对学校各单位档案工作进行业务指导、监督和检查。
（四）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料。
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（六）严格执行国家《保密法》和学校保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。
（七）开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料;积极开发档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。
（八）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学校予以处理；对保护档案有功者，提请学校给予表扬、奖励。
（九）负责组织学校专（兼）职档案人员的业务学习与培训。
（十）开展档案宣传教育活动。
（十一）开展档案学术研究和交流活动。
（十二）为学生提供勤工助学和实习岗位,并完成学校领导布置的其他任务。
第八条 学校各单位必须确定1名负责人主管本单位档案工作，把档案工作纳入本单位的议事日程,并配备一定数量的兼职档案人员，负责本单位档案材料的立卷归档工作。
第九条 学校专职档案工作人员列入学校事业编制，按国家、广东省和学校有关档案专业人员职务评聘文件的规定，实行专业技术职务聘任制，或实行高等学校职员职级聘任制，享受辅系列专业技术职务或管理人员同等待遇。档案管理队伍采取专、兼职结合的配备方式。
第十条 学校档案工作人员（含兼职档案员）应坚持四项基本原则，坚持改革开放，认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度，遵纪守法，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉学校历史和档案业务情况，爱岗敬业，忠于职守，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十一条 学校各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心其工作、思想和生活。
第三章 条件保障
第十二条 学校档案工作所需经费，应列入学校预算，单列专款或统筹安排。特殊情况时应有一定的政策倾斜。
各单位应在其经费中有计划地划拨一定数额作为购置档案装具、设备费用，用于保管待归档文件材料以及保存于本单位的文件档案资料。
第十三条 学校遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，负责提供符合档案管理要求的档案工作用房。
第十四条 学校有计划地为综合档案室配置档案管理现代化、服务网络化的设备设施，加快数字档案馆的建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第四章 文件材料的归档、移交与接收工作
第十五条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度。各单位分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围,督促检查本单位专(兼)职档案员做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。
第十六条 科研成果、基建工程、精密、稀缺、贵重设备（单价在10万元以上的）开箱等项目进行鉴定、验收时，必须有综合档案室人员或由综合档案室委托有关单位兼职档案员（或指定人员）参加，对照归档材料进行审查验收，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予评奖。
第十七条 文件材料由形成单位负责立卷，各主管业务单位负责对本单位（含下属单位）在工作活动中形成的文件材料，按其自然形成规律，进行系统整理，一般由立卷人负责整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录（即移交文件目录），按规定时间向综合档案室移交。
第十八条 档案移接手续：档案室负责指导立卷工作和接收归档材料。接收档案必须履行手续，按照移交文件目录的有关内容填写一式二份（另拷贝电子文件一套），交接双方经核对无误，方可办理签收手续。
第十九条 归档时间：党政单位和能够按年度归档的单位在次年5月底前完成归档；教学单位和能够按学年度归档的单位在学年次年6月前完成归档；科研、基建、设备等项目档案以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。
第二十条 学校党政领导已阅批完毕的文件材料，由学校党委办公室、校长办公室负责整理立卷归档。
第二十一条 学校文件材料的归档范围及保管期限，按照学校各类档案管理实施细则的规定执行。
第二十二条 归档的文件材料应纸质优良，规格标准，书写工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印，照片、录像带、录音带等特殊载体档案，应图像、声像清晰、符合有关规范标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第二十三条 凡由校内多个单位或校内单位与校外其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件交主办单位保存。
第二十四条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按第十九条的规定时间移交给本单位兼职档案员，并由其转交给学校综合档案室，集中管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 对校内调动的人员，原所在单位有责任督促其必须办理文件移交手续后方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员，在办理调离或离退休手续前，必须清还档案，没有学校综合档案室签字，人事管理部门不予办理调离或离退休手续。长期出国人员在出国前应及时向学校综合档案室清退档案材料。
第二十六条 学校综合档案室要注意向境内外征集与学校有关的有保存价值的各种档案、资料。
第五章 档案的管理
第二十七条 学校各类档案都是学校的重要财富，由学校综合档案室集中统一管理，任何单位或个人都不得将档案占为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第二十八条 综合档案室库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施；对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制；对重要档案，破损或褪色修复后的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理，消除安全隐患。
第二十九条 档案的鉴定与销毁
（一）档案鉴定工作在分管校领导的领导下，由党委办公室、校长办公室主任、综合档案室负责人、该类档案管理人员、档案形成部门负责人、兼职档案员、监察审计部门组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满或已到达开放期限的档案进行鉴定，做出处理决定。
（二）需要销毁的档案，必须编制清册，报主管档案工作的学校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。
第三十条 档案的统计
（一）综合档案室应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。
（二）依照有关规定和要求，向广东省档案局报送学校档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的利用与开放
第三十一条 积极开展档案的利用和编研工作，主动提供利用服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十二条 综合档案室开放档案，必须遵守下列规定：
（一）学校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本人工作证；校外单位或个人，须持有单位介绍信、身份证等合法证件，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用属于开放范围的档案。学校校友要求利用其学籍档案的，持本人毕业证或学位证、身份证等有效证件，则可查阅。
（二）利用档案属于个人或商业目的的，如要求复印档案，由综合档案室负责办理，并按规定收费;
（三）境外组织或个人利用档案的，按国家有关规定办理。
第三十三条 馆藏档案属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第三十四条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经党委办公室、校长办公室主任同意；涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或本人同意，必要时报请学校领导审批。
第三十五条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。
第七章 考核、奖励与法律责任
第三十六条 学校综合档案室应建立检查、考核和评估制度。明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员在档案工作中有突出成绩者，提请学校给予表扬和奖励。
第三十七条 对于违反《档案法》的行为，由学校根据《档案法实施办法》的规定予以处罚，并报广东省档案局和省教育厅备案。
第八章 附 则
第三十八条 本办法由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第三十九条 本办法自发布之日起施行。此前发布的档案工作规定、办法与本办法有冲突的，以本办法为准。
