第一条 根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校外事类档案工作情况，制定本细则。
第二条 外事档案工作的基本原则
（一）学校与境外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
（二）学校在涉外活动中形成的外事档案，是学校全部档案的重要组成部份，应实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和有效利用。
（三）外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中，落实到有关部门外事人员的职责范围，监督、检查执行情况，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
（四）外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第三条 外事档案归档范围的原则和主要内容
（一）归档范围的原则
1.归档的涉外文件资料，必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的涉外文件材料，应当反映学校外事管理，反映学校与境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
3.归档的涉外文件必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现学校涉外工作的职能和特点。
（二）归档的主要内容
1.归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。
2.学校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，归档方式可存原件，或复印、影印件。境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品等，有保存价值的应归档，若不宜长久保存的，可存影印件和清单。
3.归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。
第四条 外事档案的归档要求与立卷方法
（一）外事文件材料的形成积累
1.学校外事管理部门在外国留学生工作及来校国际合作活动结束后,负责将与此项工作有关的外事文件材料收集、整理组卷，按规定向综合档案室移交；
2.归档的外事文件，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3.凡学校主办的国际会议的材料由主办单位负责收集文件材料向学校综合档案室移交。
4.聘请境外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学、研究的院、系、所、中心，在任教、讲学、合作研究结束时，由外事管理部门将需归档的文件材料收集、整理、移交学校综合档案室。
5.接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料，由外事管理部门收集整理、立卷后向学校综合档案室移交。
6.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，外事管理部门将其在国（境）外各项活动中形成的材料整理完善后移交综合档案室。
（二）整理组卷
1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，以单份文件为单位进行装订和录入目录。
2.对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。
3.幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，归入相应档案类别管理，并标注参见号，另行专柜保管。
4.以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编排页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。
以盒（袋）装形式保管的外事材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。
5.外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同学校档案管理部门协商后确定。
（三）归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，综合档案室应拒绝接收，要求限期补正。
2.移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
3.外事档案在次年5月底前归档。
第五条 外事档案的管理
（一）综合档案室负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。
（二）根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、定期。定期一般分为10年和30年。
（三）外事档案保管期限和保密期限已满，须经学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。
第六条 外事档案的开发利用
（一）编制检索工具，开展外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。
（二）借阅外事档案按《广东财经大学档案利用管理办法》办理借阅手续。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。
第七条 本细则由学校授权法治处会同党委办公室、校长办公室负责解释。
第八条 本细则自发布之日起施行。
附件：广东财经大学外事档案归档范围和保管期限表
附件
广东财经大学外事档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 30年 |
2 | 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 | 30年 |
3 | 外事工作统计报表等 | 永久 |
4 | 外事工作会议材料 | 30年 |
5 | 外事财务预算与计划 | 30年 |
WS12 出国（境）
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级对出国（境）人员的有关文件材料 | 30年 |
2 | 国际学术会议论文 | 30年 |
3 | 投寄国外的学术论文 | 30年 |
4 | 出国（境）人员考察、访问材料 | 30年 |
5 | 出国（境）讲学、研究人员有关材料 | 30年 |
6 | 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） | 30年 |
7 | 国际比赛、竞赛 | 30年 |
WS13 来校
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来信函件 | 30年 |
2 | 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 | 30年 |
3 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 | 30年 |
4 | 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 | 30年 |
5 | 境外人员来校参加的国际比赛、竞赛 | 30年 |
WS14 国际合作与会议
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 | 永久 |
2 | 学校完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 |
3 | 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 | 30年 |
4 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 30年 |
5 | 双方互赠的礼品、纪念品（入实物类） | 30年 |
6 | 国际会议的有关材料 | 30年 |
7 | 与国外合作办学的请示及批复、协议书、来往信函等有关材料 | 永久 |
WS15 外国（境）留学生工作
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 留学生奖惩材料 | 永久 |
2 | 学生去向及有关材料 | 30年 |
